Guía práctica para la elaboración de Reportes de Sustentabilidad

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Guía práctica para la elaboración de
Reportes de Sustentabilidad
R E S P O N S A B I L I D A D
S O C I A L
E M P R E S A R I A L
“Para Chiletabacos, incorporar la Responsabilidad Social Empresarial como un pilar estratégico de nuestra gestión ha representado la oportunidad de profundizar en la comprensión de cuáles son las expectativas que la Sociedad tiene sobre la administración responsable de nuestro negocio y vincularnos con otros actores sociales para buscar las soluciones que las satisfagan. Ha representado un proceso de mejora continua. Hemos querido apoyar la publicación de esta Guía de Reporte de Sustentabilidad de Acción RSE porque nos interesa la difusión de la RSE en Chile. Especialmente nos interesa contribuir a extender las prácticas que establecen vínculos entre los actores sociales para comunicar de manera efectiva el desempeño económico, social y ambiental de las empresas. Buscamos relacionarnos con los grupos de interés a través de un diálogo social constructivo. Este diálogo constructivo es el que nutre nuestro Reporte Social”. Michael Hardy Tudor Gerente General Chiletabacos
“El Grupo Enersis ha tomado como desafío que la Responsabilidad Social Empresarial sea parte de su visión de negocio, y para ello ha realizado distintas iniciativas ligadas a la comunidad, al medio ambiente, al bienestar de sus trabajadores y la transparencia en los negocios. Esto se ha materializado bajo políticas concretas, en el entendido que como empresa formamos parte de la sociedad en la que estamos presentes, y a la que junto con ofrecer el mejor servicio en el ámbito de la generación, transmisión y distribución de la energía eléctrica, es necesario aportar para hacer de ella un lugar mejor para todos. En nuestro afán por la transparencia, Enersis y sus filiales en Latinoamérica realizan desde comienzos del año 2000 la elaboración de reportes de sostenibilidad, que siguiendo los estándares internacionales, han permitido informar a la sociedad acerca de las acciones efectuadas en este ámbito. La adopción de este enfoque estratégico en nuestra gestión ha supuesto un replanteamiento de la estructura corporativa, con la creación de nuevas áreas de sostenibilidad, fundaciones y comités interdisciplinarios que tienen por misión integrar y desarrollar la RSE en todas las unidades de negocio. El propósito de la participación de Enersis en esta Guía es incentivar a las empresas a reportar sobre las acciones de RSE desarrolladas, con vistas a fomentar la transparencia y construir mejores vínculos con la sociedad que nos rodea. Ignacio Antoñanzas Alvear Gerente General Grupo Enersis “¿Cómo conoce la comunidad las mejores prácticas de una compañía? o ¿Cómo sabe si existe una orientación hacia la mejora de sus procesos con impacto social y ambiental? ¿Cómo la sociedad sabe cuáles son los valores y principios que guían el actuar de una empresa? Sin duda, hay diversas formas de difusión que ayudan a responder estas interrogantes, pero una fundamental es el Reporte de Sustentabilidad, que junto con ser una herramienta moderna de comunicación, utiliza estándares aceptados internacionalmente que permiten entregar información relevante a la comunidad y factible de ser comparada con otras compañías. Esto sin duda es un aporte a la transparencia, valor altamente apreciado por la ciudadanía y que se traduce en una mayor confianza hacia la empresa. Minera Los Pelambres es una compañía joven que este año publica por primera vez su Reporte de Sustentabilidad con el compromiso de trabajar en ello anualmente. Creemos que el lanzamiento de esta guía es fundamental para quienes, como nosotros, se inician en este camino.” Flavio Angelini Macrobio Gerente de Asuntos Externos Minera Los Pelambres
“El Pacto Global, como iniciativa a nivel mundial, promueve la implementación de los diez principios relacionados con los derechos humanos, las relaciones laborales, el medio ambiente y la anticorrupción. Como forma de cuantificar los avances de las empresas en este objetivo, ha implementado las llamadas Comunicaciones de Progreso (COPs) en los reportes de sustentabilidad, como medida de integridad y accountability del Pacto Global. Estos informes son la expresión de la interacción de la empresa con todos sus grupos de interés y son al mismo tiempo una forma de planificar anualmente las políticas, sistemas, acciones e indicadores que demuestran que la empresa identificó un ámbito prioritario en el cual trabajar y crear valor. Por esta razón, la Secretaría del Pacto Global en Chile, apoya y promueve la generación de guías e instrumentos locales adaptados a la cultura nacional que orienten a las empresas en la elaboración de reportes que respondan a sus necesidades específicas. La alianza entre el Pacto Global y estas iniciativas locales es fundamental para transformar el discurso de la RSE, en acción”. Margarita Ducci Budge Pacto Global en Chile Universidad Andrés Bello
Guía práctica para la elaboración de
Reportes de Sustentabilidad
Acción RSE
Guía Práctica para la Elaboración de Reportes de Sustentabilidad es una publicación de Acción RSE, organización chilena creada en 2000 para promover las buenas prácticas en materia de Responsabilidad Social Empresarial. La presente edición actualiza la “Guía Práctica para el Reporte Social y Medioambiental de las Empresas”, publicada por Acción RSE en agosto de 2002. Incorpora, por tanto, nuevos estándares y principios; entre ellos, la versión G3 de Global Reporting Initiative, lanzada oficialmente en octubre de 2006. Auspicio Patrocinio
Producción Editorial Dirección: Yanina Kowszyk, directora de Gestión del Conocimiento de Acción RSE. Edición: Marcela Rojas, Claro Editores. Diseño: Olivia Calderón. Impresión: Thauma
Colaboración Claudia Onetto, gerente de Responsabilidad Social Empresarial de Chiletabacos. Katherine Köpfer, jefe de área Desarrollo Sostenible y Carlos Droppelman, jefe de área Ambiental de Endesa Chile. Alex Ramos, ingeniero de marketing responsable del área de Responsabilidad Social de Gerdau AZA. Yasmina Zabib, consultora en RSE.
Junio de 2007 Todos los derechos reservados Su reproducción es permitida con autorización previa de Acción RSE.
Acción RSE Av. Vitacura 2808, Oficina 901, Las Condes, Santiago - Chile Tel.: 56 2 435 01 35 Fax: 56 2 435 00 52 e-mail: info@accionrse.cl www.accionrse.cl
Contenido
Prólogo Introducción 01 Para comenzar § § § § § § Qué es un Reporte de Sustentabilidad Por qué es importante reportar Qué contenidos debe considerar un reporte Cuándo iniciar el proceso de reporte Qué pautas seguir Cómo utilizar el Reporte de Sustentabilidad
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02 Cómo lograr un buen reporte § § 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Principios y orientaciones Actividades y decisiones claves Plan y estrategia del reporte Contacto con grupos de interés Definición de contenido Obtención de datos Confirmación Publicación Retroalimentación x x x x x x x x x
03 Herramientas útiles para reportar § Benchmarking Pauta de evaluación y comparación de reportes Sitios especializados en reportes Premios a los mejores reportes Análisis y Diagnóstico Estándares de Excelencia de Boston College Diagnóstico de Sigma Project Cuestionario de Investors in People Investigación Centros de investigación y asesoría en RSE Organizaciones promotoras del Desarrollo Sustentable
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Resumen Ejecutivo
Referencias
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Prólogo
La publicación de informes relacionados con responsabilidad social empresarial ha avanzado rápidamente desde las memorias ambientales de principios de los ‘90. Antes de finalizar esa década, surgieron los actuales Reportes de Sustentabilidad, documentos a través de los cuales las organizaciones dan cuenta de su desempeño con un enfoque amplio que integra aspectos sociales, ambientales y financieros. De acuerdo a estudios de la consultora internacional KPMG, el 52% de las 250 primeras compañías integrantes del Fortune 500 publicaron este tipo de reportes en 2005, porcentaje que muestra una tendencia creciente comparado con el 45% observado tres años antes. Las grandes empresas han reconocido los beneficios de los Reportes de Sustentabilidad, que no sólo agregan valor elevando la reputación corporativa, sino también mejorando la gestión de Responsabilidad Social Empresarial y, fundamentalmente, la relación con los grupos de interés. En Chile, aun cuando la tendencia también es creciente, todavía son pocas las empresas que elaboran Reportes de Sustentabilidad. Para impulsar su desarrollo, Acción RSE decidió otorgar anualmente, a partir de 2007, un Premio al Mejor Reporte, el cual promoverá las buenas prácticas, tanto en formatos como en contenidos de estas publicaciones. Este texto actualiza la “Guía Práctica para el Reporte Social y Medioambiental de las Empresas”, que editamos en agosto de 2002. Desde entonces se han desarrollado estándares muy útiles, como el G3 de Global Reporting Initiative, lanzado en octubre de 2006. Esta última versión de la pauta GRI hace especial énfasis en la participación de los grupos de interés en el proceso de reportar. Así, reconoce una de las principales ventajas de hacer un reporte: la posibilidad de mantener un diálogo permanente con los stakeholders, lo que, desde un punto de vista estratégico, es vital para asegurar el éxito de los negocios. Asimismo, nos motiva el convencimiento de que las empresas tienen una obligación con la sociedad que es de orden ético. La transparencia es uno de los principios centrales en este sentido y los reportes son la mejor forma de practicarla.
Javier Irarrázaval Presidente de Acción RSE
4 Guía Reportes de Sustentabilidad
Introducción
1.1
Propósito de esta guía
Esta publicación de Acción RSE fue diseñada con el propósito de: Entregar un compendio actualizado de conceptos y herramientas que permitan comunicar efectivamente el desempeño económico, social y ambiental de una empresa u organización a través de un Reporte de Sustentabilidad. Presentar las principales etapas del proceso de reporte, recogiendo la experiencia de empresas líderes en esta materia en Chile. Dar una visión general de los estándares éticos y guías de reporte existentes, sus características y aplicaciones.
1.2 A quiénes está dirigida
Esta guía es de carácter general, y por lo tanto, aplicable a organizaciones o empresas de todos los tamaños sectores económicos. Está dirigida tanto a quienes reportan por primera vez como a quienes ya han iniciado el proceso y desean perfeccionarlo. A quienes reportan por primera vez Este compendio presenta conceptos y experiencias que sirven para comunicar la importancia de reportar y obtener el compromiso de la organización antes de iniciar el proceso. A quienes desean mejorar sus reportes Esta guía incluye metodologías y modelos específicos para abordar ciertas actividades dentro del proceso del reporte de una manera más eficiente, y hacer evaluaciones y análisis comparado con reportes exitosos.
1.3 Estructura de contenidos
Capítulo 1 Introducción al concepto de Reporte de Sustentabilidad, respondiendo a las preguntas necesarias para tomar la decisión de abordar el proceso: por qué reportar, sobre qué, cuándo y cómo. Capítulo 2 Proceso de reporte, paso a paso, desde la elaboración de la estrategia general hasta los mecanismos para retroalimentación de su resultado y reinicio del ciclo. Capítulo 3 Herramientas útiles para poner en práctica actividades sugeridas en el capítulo 2 o profundizar en los temas planteados en esta guía.
Guía Reportes de Sustentabilidad5
01
PARA COMENZAR Qué es un Reporte de Sustentabilidad Por qué es importante reportar Qué contenidos debe considerar un reporte Cuándo iniciar el proceso de reporte Qué pautas seguir Cómo utilizar el Reporte de Sustentabilidad
02 03
CÓMO LOGRAR UN BUEN REPORTE HERRAMIENTAS ÚTILES PARA REPORTAR
6 Guía Reportes de Sustentabilidad
01 Para comenzar
Guía Reportes de Sustentabilidad7
¿Qué es un Reporte de Sustentabilidad? El Reporte de Sustentabilidad es un documento que comunica el desempeño financiero, ambiental y social de una compañía u organización a sus grupos de interés. Al cumplir este propósito, el reporte crea valor económico para quien lo publica. Por lo tanto, este informe puede ser definido también como: Un instrumento estratégico ü El Reporte de Sustentabilidad ayuda a una compañía a medir y analizar su propio desempeño, lo cual facilita estrategias de mejora continua en los aspectos que incluye. ü El proceso de reportar permite a la empresa asegurar que su comportamiento y su agenda de Responsabilidad Social Empresarial están en línea con las expectativas razonables de sus grupos de interés (stakeholders).
ü El Reporte de Sustentabilidad facilita la transparencia, credibilidad y consistencia entre la actuación y la imagen pública de la empresa. Un documento comparable ü Existen metodologías y estándares internacionales que permiten dar cuenta en forma balanceada y objetiva del desempeño de una compañía en los aspectos financiero, social y ambiental, lo cual hace que un Reporte de Sustentabilidad sea comparable con otros de organizaciones similares. Una vía de comunicación permanente ü El Reporte de Sustentabilidad ha probado ser una forma altamente efectiva para establecer vínculos sólidos con los grupos de interés de manera estructurada y continua.
¿Sustentable o Sostenible?
El nombre que se da en español a estas publicaciones corporativas varía desde adaptaciones del concepto inglés Sustainability Report (Reporte de Sustentabilidad) hasta denominaciones más estrictas que reemplazan la palabra sustentable por sostenible, dado que la primera en rigor significa “que se puede sustentar o defender con razones”; mientras la segunda alude a “que puede mantenerse por sí mismo”. La definición de Desarrollo Sostenible de la Real Academia de la Lengua Española (RAE) es: “Desarrollo económico que, cubriendo las necesidades del presente, preserva la posibilidad de que las generaciones futuras satisfagan las suyas”.
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La RAE, sin embargo, aún no incorpora las palabras Sustentabilidad ni Sostenibilidad. En todo caso, son perfectamente equivalentes los documentos nombrados con alguna de las combinaciones posibles de las palabras informe, reporte o memoria con las de Sustentabilidad, Sostenibilidad, Desarrollo Sustentable o Desarrollo Sostenible. También son comparables con los informes conocidos como Reportes de Responsabilidad Corporativa. Los documentos llamados “Reporte Social” generalmente utilizan como metodología el estándar AA1000, el cual se basa en el diálogo directo con los stakeholders (grupos de interés) de la empresa u organización.
Por qué es importante reportar La tendencia creciente en la publica ción de reportes de sustentabilidad s e explica en gran parte por el conte xto global de negocios y por los ben eficios que otorga. Hoy las empresas reportan porque: Es un imperativo ü Cada vez más, los analistas de mercado, inversionistas y organismo s financieros incluyen al reporte de s ustentabilidad entre los documentos necesarios para la evaluación del va lor de una compañía. ü Una amplia variedad de organiz aciones está presionando a las empr esas a dar a conocer su desempeño en temas sociales y ambientales. ü La conducta ética y transparent e debe incorporarse a la estrategia d e negocios de las empresas que des ean competir en un escenario global. Es rentable ü El Reporte de Sustentabilidad es parte de la puesta en práctica de la Responsabilidad Social Empresarial; una visión de negocios que genera v alor económico. ü La comunicación fortalece los p uentes de confianza entre la empres a y sus grupos de interés, reduce los riesgos de conflicto y por tanto, pu ede evitar los costos de una eventua l crisis. ü El Reporte de Sustentabilidad pu ede mejorar la competitividad de un a compañía al transformarse en un e lemento de diferenciación con respe cto a empresas que no reportan. ü La elaboración del reporte ayud a a crear lealtad y respaldo en los e mpleados, construir confianza en los clientes y generar colaboración con los proveedores. Beneficios de Reportar Las compañías que han reportado mencionan a los siguientes como los principales beneficios de la realización de este proceso: Eleva la reputación corporativa § Permite obtener y mantener una “Licencia para operar” § Facilita el acceso a los mercados § Atrae inversiones § Atrae nuevos socios Mejora la operación interna § Atrae y retiene a personas altamente calificadas § Provee al Directorio de una visión corporativa integrada § Motiva al equipo ejecutivo § Promueve la innovación Construye relaciones § Reúne demandas razonables de información del desempeño y permite satisfacerlas § Fortalece las relaciones con grupos de interés claves
Qué contenidos debe considerar e l reporte Para ser efectivo, un reporte debe c omunicar el nivel de compromiso d e la compañía respecto de sus oper aciones en los ámbitos económico, social y ambiental. Debe demostrar cómo este compromiso está incorp orado a su visión de negocios y de qué manera sus esfuerzos en este s entido están impactando su resulta do final. Cada organización debe definir el c ontenido que incluirá en el reporte, atendiendo principalmente a las de mandas de información de sus grup os de interés. En el marco del GRI, e l estándar más usado en estos mom entos, se consideran como contenid os básicos los siguientes: 1. Visión y estrategia Declaración del Presidente o máxim o ejecutivo de la empresa describie ndo los elementos claves del report e y estableciendo la visión y estrate gia de la empresa en relación a la s ustentabilidad. 2. Perfil del reporte Una visión general de la estructura y alcance del reporte. 3. Perfil de la organización Quién es, qué hace y dónde opera l a compañía. 4. Sistemas de administración Estructura organizacional, sistemas de administración y, especialmente, vínculos con sus grupos de interés. 5. Indicadores de desempeño Información cuantitativa y cualitativ a sobre las operaciones en las áreas financiera, ambiental y social. Estos datos debieran incluir, en la medid a de lo posible, al menos dos period os anteriores y uno proyectado. (Más información sobre este punto, en el capítulo 2 de esta guía).
Guía Reportes de Sustentabilidad9
¿Cuándo iniciar el proceso de reporte? El Reporte de Sustentabilidad es un documento que complementa la Memoria Anual y Estados Financieros de una compañía. Su publicación es voluntaria y generalmente se realiza al mismo tiempo que los informes financieros. De hecho, el reporte de sustentabilidad, o una síntesis de él, puede ser integrado a la memoria anual como un capítulo de ella. Las empresas pueden reportar en cualquier momento. La mayoría de ellas publica anualmente, aunque algunas lo hacen cada dos años. En cualquier caso, es necesario mantener un ciclo previsible en que toda la información que se divulgue cubra un periodo de tiempo determinado. ¿Es el momento apropiado? La publicación de un Reporte de Sustentabilidad es una decisión voluntaria que implica un compromiso permanente con el principio de transparencia. Antes de tomar esta decisión es conveniente identificar los eventuales costos y beneficios de hacerlo, para asumir las medidas que aseguren un resultado exitoso. Antes de partir, es necesario preguntarse:
Si las respuestas a estas preguntas son afirmativas, sin duda, la empresa está lista para reportar. Si no es así, es recomendable que primero avance hacia la incorporación de las variables de Responsabilidad Social Empresarial en su visión y estrategia de negocios. De otra forma, su reporte no sería consistente o carecería de credibilidad. Tendencia
Triple Balance Obligatorio
Un número creciente de países están haciendo obligatoria alguna forma de reporte que incluya aspectos ambientales y sociales. Francia exige a las compañías inscritas en el mercado de valores publicar información sobre los impactos sociales y ambientales de sus actividades. Reformas en Australia están impulsando la publicación de reportes, y otro número de países está considerando cambios relativos a gobierno corporativo y requisitos de transparencia. Gran Bretaña, por ejemplo, exige desde 2006 que la publicación de informes financieros considere temas ambientales y sociales relevantes para entender el negocio. El gobierno noruego también suscribió un acuerdo sobre derecho a la información ambiental, que permite a los ciudadanos obtener información ambiental tanto desde las autoridades y empresas públicas como de las empresas privadas. Las empresas de auditoría han comenzado a ampliar sus servicios hacia la verificación de reportes de sustentabilidad, para los cuales confirman que el contenido esté de acuerdo con los principios o pautas que la empresa declara haber seguido. Algunos consultores de firmas de auditoría han afirmado que es probable que en la próxima década las empresas presenten un solo informe que incluya toda la información que ahora se presenta por separado en memorias anuales y reportes de sustentabilidad. Por ahora, la principal diferencia entre ambas publicaciones es el público al cual están dirigidas. Las memorias anuales y estados financieros tienen una clara orientación hacia los inversionistas, actuales o potenciales, mientras los reportes tienen un espectro de lectores bastante más amplio (todos sus grupos de interés).
R¿Tiene la empresa la intención de establecer una comunicación más
directa con sus grupos de interés?
R¿Tiene o está desarrollando una estrategia de Responsabilidad
Social Empresarial? para ya R¿Está preparadasobrediscutir o de ha debatido temas sustentabilidad con sus grupos de interés? la R¿Está preparada para publicarun información que caracteriza a Reporte de Sustentabilidad dentro de los parámetros de calidad requeridos?
10 Guía Reportes de Sustentabilidad
Qué pauta seguir Hay muchas formas de estructurar un reporte y decidir sus contenidos; desde considerar los indicadores usados en control de gestión, informes internos o demandas de información de los grupos de interés hasta formatos estandarizados de uso internacional. Estos últimos son los más usados, sobre todo porque permiten hacer comparable el propio reporte con otros de la misma industria y obtener un reconocimiento explícito de la calidad de su información. Por definición, las guías de estándares mundiales son flexibles y adaptables a la situación de cada empresa. La forma en que se presentan los contenidos es, en definitiva, decisión de la compañía que reporta. Sin embargo, es conveniente hacer referencia a los indicadores de la pauta o guía que se haya decidido seguir. Actualmente, los modelos más utilizados por las compañías para elaborar sus reportes son las pautas del Global Reporting Initiative (GRI) y el modelo AA1000. El Global Reporting Initiative (GRI) es un proceso internacional de largo plazo en el que han participado diversos grupos de interés con el propósito de elaborar y difundir una Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad («Guía GRI»). Esta pauta es para uso voluntario de las organizaciones que deseen informar sobre los aspectos económicos, ambientales y sociales de sus actividades, productos y servicios. La Guía GRI presenta principios y contenidos específicos que sirven de orientación para la elaboración de reportes de sustentabilidad a nivel de organización. De esta forma, se ayuda a las instituciones a presentar una visión equilibrada y razonable de su actuación económica, ambiental y social; se promueve la comparación de memorias y se facilita la interacción con las partes interesadas.
Los creadores de la Guía GRI advierten que esta no es un código ni una serie de principios de conducta; tampoco es una pauta de actuación ni un sistema de gestión. Sus pautas son adaptables y compatibles con otros estándares. El modelo AA1000 (AccountAbility 1000) es un estándar de aplicación general para evaluar, respaldar y fortalecer la credibilidad y calidad del informe de sustentabilidad de una organización y de sus principales procesos, sistemas y competencias. Una de las principales características de la norma AA1000 es que se centra en la relevancia de la relación con las partes interesadas. Examina de m a n e ra e x h a u s t i v a c ó m o l a organización comprende sus propios resultados e impacto y los puntos de vista de sus grupos de interés, evalúa cómo la organización informante responde a sus demandas y cómo, al hacerlo, interpreta la preparación del informe como parte de un continuo compromiso con ellas. El AA1000 integra enfoques de aseguramiento mediante múltiples proveedores, perspectivas y estándares, incluida la compatibilidad específica que mantiene con la guía GRI. Algunas empresas reportan empleando como base los Diez Principios del Pacto Global de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), los cuales abarcan temas como el combate a la corrupción, condiciones de trabajo, derechos humanos y protección del medio ambiente. Una de ellas es Petrobras, compañía que orienta su actuación social y ambiental a partir de estos principios, a los cuales adhirió en 2003. En su reporte utiliza indicadores de GRI, Dow Jones Sustainability Index, Ibase y Ethos, entre otros, de acuerdo a su relación con cada uno de los principios del Pacto Global. ( To d o s s u s i n f o r m e s d e responsabilidad social pueden verse en su sitio web: www.petrobras.com.br.
Comunicación de Progreso
Desde 2003, la Oficina del Pacto Mundial exige a sus adherentes el compromiso de comunicar anualmente a sus grupos de interés los progresos en la aplicación de sus Diez Principios mediante informes financieros, reportes de sustentabilidad, sitios web u otros medios de comunicación. El objetivo es la mejora continua en cada uno de los temas considerados. Para facilitar la realización de estos informes, la Oficina desarrolló una herramienta denominada “Comunicación de Progreso”. En ella deben incluirse los siguientes tres elementos: 1) Declaración de la continuidad del apoyo al Pacto Mundial en la carta de envío o una declaración o mensaje del Presidente u otro alto cargo de la organización. 2) Descripción de las medidas prácticas adoptadas para aplicar los principios del Pacto Mundial durante el año fiscal anterior. 3) Cuantificación de los resultados alcanzados o previstos empleando, en lo posible, indicadores o sistemas como los elaborados por GRI (Global Reporting Initiative). (Más información sobre Comunicación de Progreso en www.unglobalcompact.org/C ommunicatingProgress)
Guía Reportes de Sustentabilidad11
Estándares Internacionales Organizaciones gubernamentales, no gubernamentales y empresariales han desarrollado normas para apoyar, medir y asistir a las compañías en la elaboración y mejoramiento de sus informes de desempeño en el ámbito de la Responsabilidad Social Empresarial. Los siguientes son los estándares que cubren un espectro amplio de temas económicos, sociales y medioambientales: Estándar GRI/G3 Global Reporting Initiative Origen Lanzado en 1997 por una institución sin fines de lucro, como un mecanismo que abarca los tres ámbitos del desarrollo sustentable (“triple bottom line”). En 2006 publicó G3, nueva versión que hace los reportes más relevantes, comparables, auditables y enfocados en el desempeño. Descripción Permite lograr un nivel de reporte consistente con los informes financieros. Entrega directrices para presentar una visión equilibrada y razonable y un marco de referencia que facilita la comparación entre reportes. Sus pautas han sido validadas por Naciones Unidas y la Comunidad Europea, entre otros. Está compuesto por 10 principios de ciudadanía corporativa que se fundamentan en convenciones y tratados internacionales sobre derechos humanos, relaciones laborales, protección ambiental y lucha contra la corrupción. Su principal ventaja es que es universal. Es una iniciativa voluntaria y flexible. Más Información en: www.globalreportimg.o rg/ReportingFramework/ G3Online/ (Existe una versión en español)
Pacto Global de Naciones Unidas
El Pacto Global fue anunciado en el Foro Económico Mundial de Davos (Suiza), en enero de 1999 y formalmente lanzado en septiembre de 2000.
httep://unglobalcompac t.org/docs/communicati on_on_progress/4.3/poc k_guide.pdf (guía práctica) www.unglobalcompact. org (Sitio oficial)
AA 1000
Publicada en 1999 por el Institute of Social and Ethical AccountAbility, busca AccountAbility 1000 garantizar la calidad, transparencia e imparcialidad en la planificación, ejecución y verificación del proceso de reporte. SA 8000 El SA 8000 fue modelado después de que los procesos de auditoría de calidad Social Accountability y medioambiente fueron desarrollados 8000 por la Organización Internacional de Estándares (ISO) en sus normas ISO 9000 y 14000.
Este estándar es empleado para la www.accountability.org. elaboración del Reporte Social uk basado en el diálogo con los stakeholders. Lo emplea, entre otras compañías, BAT a nivel mundial y su subsidiaria Chiletabacos en nuestro país. Es un estándar de monitoreo y verificación voluntario para fijar las condiciones laborales en las operaciones globales de manufactura. Los requerimientos de este estándar son aplicables a cualquier industria, independientemente de su ubicación geográfica, sector o tamaño. El estándar fue desarrollado por The Council on Economic Priorities Accreditation Agency. www.sainti.org/SA8000/SA8000 .htm (www.cepaa.org).
El CRT es un compromiso de los líderes El CRT promueve principios de www.cauxroundtable.org empresariales de Europa, Japón y liderazgo empresarial. Ha producido The Caux Round Norteamérica. “Principios para la Empresa”, un Table documento que busca expresar un estándar a nivel mundial para el comportamiento corporativo ético 12 Guía Reportes de Sustentabilidad y responsable y para el diálogo y la acción de las empresas y los líderes mundiales.
CRT
¿Cómo elegir un estándar? La organización SustainAbility identificó las preguntas claves que podrían ayudar a una empresa a elegir el estándar más apropiado a sus necesidades. Ejemplos y descripción de estándares pueden obtenerse en http://www.sustainability.com/down loads_public/insight_issuebriefs/ib17 _standards.pdf
Estándar Ibase
Origen
Descripción
Más Información en:
Creado en 1997 por el sociólogo Herber Usado principalmente por empresas www.ibase.org.br brasileras, se caracteriza por ser muy www.balancosocial.org.br de Souza del Instituto Brasilero de Análisis Sociales y Económicos, Ibase. simple y completo. (desde aquí se puede bajar ficha en español) Los ocho objetivos de desarrollo del www.un.org/spanish/mil milenio abarcan desde la reducción lenniumgoals/index.html a la mitad la pobreza extrema hasta la detención del VIH/SIDA y la consecución de la enseñanza primaria universal para el año 2015. Los gobiernos adheridos a estos lineamientos animan a las empresas que operan en sus territorios a observar estas pautas. Se trata de principios voluntarios y estándares no obligatorios legalmente. Los principios de Sullivan son reconocidos por haber sido uno de los esfuerzos más eficaces para acabar con la discriminación racial en los lugares de trabajo en Sudáfrica y por haber contribuido a desmantelar el Apartheid. En la actualidad, los firmantes de los Principios Globales de Sullivan se ofrecen a apoyar una variedad de iniciativas de responsabilidad empresarial relativas a derechos humanos, igualdad de oportunidades, ética comercial y protección del ambiente. www.oecd.org
Metas del Milenio Metas del Milenio es un plan convenido de Naciones Unidas en el año 2000 por todas las naciones del mundo y todas las instituciones de desarrollo más importantes a nivel global.
Lineamientos para Empresas Multinacionales OCDE
Creados en 2000, contienen recomendaciones hechas por los gobiernos de los países de la OCDE a las empresas multinacionales
Principios Globales de Sullivan
Desarrollados en 1977 por el reverendo León Sullivan como un código de conducta para los derechos humanos y la igualdad de oportunidades para compañías que operan en Sudáfrica. Estos principios fueron introducidos por primera vez en noviembre de 1999.
www.globalsullivanprin ciples.org
Guía Reportes de Sustentabilidad13
¿Cómo utilizar el reporte? ISO 26000 El proceso de elaboración de un reporte no acaba con su publicación. Algunos de los principales beneficios d e e s t e d o c u m e n t o s u rg e n , precisamente, con su uso posterior. Por ello es necesario: 1.Generar interacción con los grupos de interés El reporte pierde gran parte de su sentido si no llega al mayor número de integrantes de sus grupos de interés. Importa conocer su opinión, para perfeccionarlo y así aumentar su valor. Realizar reuniones para presentarlo a los stakeholders y solicitar opiniones a través de encuestas de evaluación,
Estándar en construcción
La Organización Internacional para la Normalización, ISO, está desarrollando una Norma Internacional para la Responsabilidad Social (RS) que será publicada a comienzos de 2009, como “ISO 26000”. Será de uso voluntario, no incluirá requisitos, y por lo tanto, no será certificable. ISO ha elegido a SIS (Instituto de Normalización Sueco) y a ABNT (Asociación Brasileña de Normas Técnicas) para que lideren en conjunto el Grupo de Trabajo de ISO sobre Responsabilidad Social (WG RS). Los expertos asistentes a la IV Reunión Plenaria del Grupo de Trabajo de Sidney, celebrada entre el 29 de enero y el 2 de febrero de 2007, elaboraron un borrador de la ISO 26000 que incorpora temas referidos a medio ambiente, derechos humanos, prácticas laborales, gobierno corporativo y buenas prácticas, y consumidores y desarrollo social. También se están desarrollando herramientas de comunicación para promover en todo el mundo el significado de la Norma ISO e informar cómo los distintos grupos de interés pueden contribuir a dar forma a la Norma-Guía ISO 26000 y a otras actividades de Responsabilidad Social. Estas herramientas de comunicación incluyen un sitio web, www.iso.org/sr, con abundante material sobre la iniciativa y el folleto 'Participando en la futura Norma Internacional ISO 26000 sobre Responsabilidad Social' disponible en varios idiomas, incluido el español.
son útiles para mantener el nexo con ellos y para mejorar los siguientes informes (ver formulario tipo en capítulo 3 de esta guía). 2. Incorporarlo a los sistemas de gestión Si bien el reporte no es un sistema de gestión en sí mismo, ayuda a perfeccionar el control estratégico generando indicadores que complementan a los tradicionalmente considerados. De igual forma, ha p ro b a d o s e r u n a f u e n t e d e información consolidada útil para la toma de decisiones en distintas áreas de la organización. También puede transformarse en un material de consulta cuando se trata de entregar información o hacer análisis .
Guía Reportes de Sustentabilidad15
01
PARA COMENZAR Qué es un Reporte de Sustentabilidad Por qué es importante reportar Qué contenidos debe considerar un reporte Cuándo iniciar el proceso de reporte Qué pautas seguir Cómo utilizar el Reporte de Sustentabilidad
02 03
CÓMO LOGRAR UN BUEN REPORTE HERRAMIENTAS ÚTILES PARA REPORTAR
02 Cómo lograr un buen Reporte
Principios y orientaciones
el futuro a la mejora de las tendencias, avances y condiciones económicas, ambientales y sociales a nivel local, regional o global. La sola información sobre las tendencias del desempeño individual no dará respuesta a esta pregunta. Exhaustividad. La cobertura de los indicadores y aspectos materiales y la definición de cobertura del reporte deben ser suficientes para reflejar los impactos sociales, económicos y ambientales significativos y para permitir que los grupos de interés puedan evaluar el desempeño de la organización informante durante el periodo que cubre la memoria. Cobertura del Reporte De acuerdo a la pauta G3, el reporte deberá incluir las entidades sobre las cuales la organización informante ejerce control o influencia significativa, tanto en las propias entidades como mediante su relación con otras que integren su cadena de valor (proveedores o clientes, por ejemplo). Orientaciones para el establecimiento de la cobertura • Un reporte de sustentabilidad deberá incluir en su cobertura a todas las entidades que generen impactos de sostenibilidad significativos (reales y potenciales) y/o a todas las entidades sobre las cuales la organización informante ejerza un control o una influencia significativa con respecto a las políticas y prácticas operativas y financieras. • Estas entidades se pueden incluir utilizando tanto indicadores de d e s e m p e ñ o o p e ra t i v o , c o m o indicadores de desempeño de la dirección o descripciones narrativas. • Como mínimo, la organización informante deberá incluir las siguientes entidades y enfoques: 1) Los indicadores de desempeño operativo deberán cubrir las entidades sobre las que la organización ejerza control. 2) La información sobre el enfoque de gestión deberá dar cobertura a las e n t i d a d e s s o b re l a s q u e l a
organización ejerza una influencia significativa. 3) La cobertura de las informaciones descriptivas deberá incluir a las e n t i d a d e s s o b re l a s q u e l a organización no ejerza control o influencia significativa, pero que guarden relación con los principales retos de la organización debido a sus impactos significativos. Calidad del Reporte Equilibrio. El reporte deberá reflejar los aspectos positivos y negativos del desempeño de la organización para permitir una valoración razonable del desempeño general. Comparabilidad. Se deben seleccionar, recopilar y divulgar los aspectos y la información de forma consistente. La información divulgada se debe presentar de modo que permita que los grupos de interés analicen los cambios experimentados por la organización con el paso del tiempo, así como con respecto a otras organizaciones. Precisión. La información que contiene el reporte debe ser precisa y suficientemente detallada como para que los grupos de interés de la organización puedan valorar el desempeño de la organización informante. Periodicidad. La información debe publicarse a tiempo siguiendo un calendario periódico de forma que los grupos de interés puedan tomar decisiones con la información adecuada. Claridad. La información debe exponerse de una manera comprensible y accesible para los grupos de interés que harán uso del reporte. Fiabilidad. La información y procedimientos seguidos en la preparación del reporte deberán ser recopilados, registrados, compilados, analizados y presentados de forma que puedan ser sujetos a examen y que establezcan la calidad y la materialidad de la información.
Un buen Reporte de Sustentabilidad permite al lector tener una visión completa y objetiva de las operaciones de la organización y de sus impactos. Para lograr este resultado, es necesario cumplir con ciertas características o condiciones referidas a su enfoque, contenido y presentación. La norma G3 de Global Reporting Initiative describe los resultados que una memoria debe obtener y entrega orientaciones para la toma de decisiones en el proceso de reporte (definición del contenido y cobertura) y para verificar la calidad del producto final. Definición del Contenido Los siguientes son los principios o consideraciones que el estándar G3 propone tener en cuenta a la hora de definir qué información se incluirá en el reporte: Materialidad. La información contenida en el informe deberá cubrir todos aquellos aspectos o indicadores que reflejen los impactos significativos, sociales, ambientales y económicos de la organización o aquellos que podrían ejercer una influencia sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de interés. Participación de los grupos de interés. La organización informante debe identificar a sus grupos de interés y describir en el reporte cómo ha dado respuesta a sus expectativas e intereses razonables. Contexto de sostenibilidad. La organización informante debe presentar su desempeño dentro del contexto más amplio de la sostenibilidad. Esto es, de qué forma contribuye o pretende contribuir en
Actividades y Decisiones Claves La elaboración del Reporte de Sustentabilidad es un proceso continuo cuyas principales etapas son:
Plan y estrategia de reporte Retroalimentación
Etapa 1:
Etapa 7:
Contacto con los grupos de interés
Etapa 2:
Publicación Definición de contenido
Etapa 6:
Etapa 3:
Confirmación de calidad del reporte
Etapa 5:
Obtención de los datos
Etapa 4:
Guía Reportes de Sustentabilidad19
Etapa1 Plan y Estrategia de reporte
Actividades üAsegurar el compromiso de la dirección superior üFormar un equipo de reporte üHacer diagnóstico y análisis comparado üEstablecer plan de trabajo Decisiones üObjetivos del reporte üDefiniciones preliminares sobre alcance, contenido, ejecución y formato
El punto de partida del proceso de reporte, sobre todo cuando se hace por primera vez, es la obtención del respaldo del directorio y los ejecutivos de primera línea de la compañía. Para ello, es conveniente imaginar el producto final (usando algún estándar o guía como referencia), y exponer los costos y beneficios específicos para la propia organización. Lo segundo es conformar un equipo para la producción del reporte. Este grupo debe incluir representantes de las distintas unidades de negocios y áreas de la compañía (asuntos públicos, ambientales, recursos humanos, operaciones, marketing,
finanzas, desarrollo de productos, etc). En su primera reunión, el equipo de reporte debe conversar sobre sustentabilidad y lo que significa para la organización, para así compartir una visión sobre el tema y asegurar que es coherente con la estrategia de negocios. La estrategia de reporte supone la definición de un proceso de administración del reporte, con procedimientos específicos para recabar información, distribuir responsabilidades para cada una de las actividades consideradas y otorgar plazos razonables para su cumplimiento.
Es importante no iniciar el proceso de reporte sin analizarlo estratégicamente. Esto implica hacer un diagnóstico de la posición de la empresa respecto de los temas de Responsabilidad Social Empresarial (puede utilizarse como marco ético el Pacto Global de las Naciones Unidas) y evaluar sus procesos de reporte anteriores; el nivel alcanzado por su publicación en comparación con otros informes, y los comentarios recibidos al respecto por parte de sus grupos de interés.
Este primer diagnóstico surge del análisis de los siguientes aspectos:
R Grado de conexión entre la estrategia de RSE y la estrategia de negocios. R Nivel de cumplimiento de requisitos legales relacionados con RSE. R Disposición y compromiso del nivel superior de dirección con el principio de transparencia. R Tipo de información disponible. R Integración entre las actividades de responsabilidad social y comunicación corporativa. R Existencia de estándares o parámetros específicos para la industria.
Si ya ha publicado un Reporte de Sustentabilidad, en esta etapa se agrega al análisis:
R Retroalimentación del reporte anterior. Análisis de encuestas o comentarios recibidos. R Brecha entre las demandas de información de los grupos de interés y los contenidos del reporte. R Comparación con los informes de sustentabilidad de otras compañías del sector o empresas líderes en esta
materia.
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Guía Reportes de Sustentabilidad
Definiciones preliminares
Objetivos
R R
Qué espera lograr la empresa con el Reporte de Sustentabilidad. Qué nivel de sofisticación quiere alcanzar (con quién se comparará).
Alcance
R R R R R
Qué pautas o estándar de reporte seguirá (puede ser más de uno). Qué grado de cobertura de temas espera alcanzar. Qué periodos serán presentados. Qué operaciones serán incluidas (¿sólo matriz o también filiales; las realizadas por clientes o proveedores?) ¿Se pedirá auditoría externa del reporte?
Ejecución
R R R R
¿El proceso se realizará internamente, con asesoría externa, o se entregará completamente a terceros? ¿Con qué presupuesto cuenta? Qué sistemas de información se emplearán para extraer datos. ¿Se publicará al mismo tiempo que los reportes financieros anuales o en otra oportunidad?
Contenido
R Qué indicadores son relevantes para la organización y sus stakeholders
y por lo tanto sería importante incluir en el reporte.
R ¿Presentará estudio de casos?
evaluación…)
¿Agregará informes o elementos complementarios? (Balanced Scorecard, diagrama de procesos, glosario, índice de indicadores, encuesta de
R ¿Incluirá fotos de temas específicos?
Estructura y Formato
R R R R R R
¿Seguirá una pauta de contenidos establecida o adoptará una propia? ¿El reporte será impreso, distribuido en pdf o en una versión multimedia? ¿Se pondrá en Internet o se enviará por correo electrónico? ¿Tendrá una versión de síntesis adicional al reporte completo? ¿Cuántos ejemplares son necesarios? ¿Se hará una versión en otro idioma?
Guía Reportes de Sustentabilidad21
Plan de Trabajo
La generación de un reporte emplea normalmente entre 4 y 6 meses, desde la elaboración de la estrategia hasta la publicación del documento. De acuerdo a la experiencia de PricewaterhouseCoopers, expuesta por sus consultores Beatriz Calderón y Ricardo Bosshard en un seminario organizado por Acción RSE, los esfuerzos en el proceso de reporte se distribuyen de la siguiente manera: 35% del tiempo se dedica a la etapa de planificación y diseño; 20% a recopilación de información, 20% a redacción y 25% a la etapa final. El siguiente cronograma es una adaptación del usado por Endesa Chile para la preparación de su Reporte de Sostenibilidad 2006.
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Guía Reportes de Sustentabilidad
Un marco ético Principios del Pacto Global Para estimar en qué posición se encuentra la compañía en el ámbito de la Responsabilidad Social Empresarial es útil, como referencia, el Pacto Global de la Naciones Unidas, uno de los estándares éticos más amplios en esta materia. Sus Diez Principios representan los valores centrales que deben guiar las operaciones diarias de una empresa responsable. Derechos Humanos 1: Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos fundamentales internacionalmente reconocidos dentro de su ámbito de influencia; y 2: deben asegurarse de no ser cómplices en la vulneración de los derechos humanos. Relaciones laborales 3: Las empresas deben apoyar la libertad de afiliación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva; 4: apoyar la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción; 5: apoyar la erradicación del trabajo infantil; y 6: la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y la ocupación. Medio Ambiente 7: Las empresas deben mantener un enfoque preventivo orientado al desafío de la protección medioambiental; 8: adoptar iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental; 9: favorecer el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente. Lucha contra la corrupción 10: Las empresas deben luchar contra la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno. Para aprender de los líderes… Revise http://reporting.sustainability.com, una base de datos de reportes de sustentabilidad pensado para ejecutivos encargados de reportar y consultores del área. “Learn from the Leaders” entrega ejemplos de mejores prácticas a partir del análisis de los informes de las compañías que lideran en este tema (es necesario registrarse para acceder a la información). ...Lea los reportes premiados por Ceres y ACCA en 2006: Vancity Group, Bristol-Myers Squibb, Green Mountain Coffee Roasters, Mountain Equipment Co-op. Revise la lista de líderes en reportes de www.corporateregister.com (hay que registrarse antes; es gratis). En la misma página está el link a los reportes en pdf.
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24 Guía Reportes de Sustentabilidad
Etapa 2 Contacto con Grupos de Interés
Actividades üIdentificar a los grupos de interés üClasificarlos y otorgarles orden de prioridad üDialogar con los grupos de interés üComprender expectativas e intereses razonables Decisiones üTemas relevantes para stakeholders que deben ser incluidos en el reporte
Las expectativas e intereses razonables de los grupos de interés son claves en la toma de decisiones sobre alcance, cobertura, aplicación de indicadores y enfoques de verificación del reporte. Por esto, la organización que reporta debe identificar a sus grupos de interés y describir en su informe cómo ha dado respuesta a estas expectativas e intereses razonables. Esto último es especialmente importante si el reporte es verificado de acuerdo al estándar AA1000. Asimismo, la versión G3 del GRI hace especial énfasis en la participación de los grupos de interés y da algunas orientaciones al respecto.
Criterios para identificar a los grupos de interés La identificación de stakeholders puede realizarse en distintas dimensiones: Por responsabilidad: personas con las que tiene o tendrá responsabilidades legales, financieras y operativas según reglamentaciones, contratos, políticas o prácticas vigentes. Por influencia: personas que tienen o tendrán posibilidad de influenciar la capacidad de la organización para alcanzar sus metas, mediante acciones que puedan impulsar o impedir su desempeño. Se trata de personas con influencia informal o con poder de decisión formal. Por cercanía: personas con las cuales interactúa la organización, incluyendo stakeholders internos o con relaciones Clasificación de stakeholders
de larga duración con la organización, o aquellos de los que la organización depende en sus operaciones cotidianas y los que viven cerca de las plantas de producción. Por dependencia: se trata de las personas que más dependen de su organización, como por ejemplo, los empleados y sus familias, los clientes cuya seguridad, sustento, salud o bienestar depende de sus productos, o los proveedores para quienes la compañía es un cliente importante. Por representación: personas que a través de estructuras regulatorias o culturales representan a otras personas. Por ejemplo, líderes de las comunidades locales, representantes sindicales, consejeros, representantes de organizaciones gremiales, etc.
c
Los stakeholders (grupos de interés o partes interesadas) son definidos en la versión G3 del GRI como “entidades o individuos a los que pueden afectar de manera significativa las actividades, productos y/o servicios de la organización; y cuyas acciones pueden afectar dentro de lo razonable a la capacidad de la organización para desarrollar con éxito sus estrategias o alcanzar sus objetivos. Esto incluye a aquellas entidades o individuos cuyos derechos provenientes de una ley o un acuerdo internacional les proporcionan la posibilidad de presentar con total legitimidad determinadas exigencias a la organización”.
El GRI recomienda otorgar prioridades a los grupos de interés para facilitar las actividades de consulta y comunicación con ellos. Los pasos sugeridos son:
R Listar a potenciales grupos de interés, incluyendo a todos quienes son R R
afectados por las operaciones actuales y a quienes podrían serlo en el futuro, dependiendo de los proyectos o metas que tenga la compañía. Segmentarlos según sean afectados directamente o indirectamente. Ordenarlos por prioridad considerando su grado de influencia sobre la organización, y si podrían tener influencia o ser influenciados significativamente en el futuro, en las áreas ambiental, social y económica.
Guía Reportes de Sustentabilidad25
Diálogo con los grupos de interés Esta actividad es la más permanente de las relacionadas con un reporte y, probablemente, la más importante de todas. Para establecer el diálogo, es necesario definir primero: üQué preguntar üCómo generar el contacto Existen metodologías útiles para definir estos dos asuntos claves. Una de ellas es el Test de Materialidad o Prueba de Relevancia de 5 partes, de Accountability, diseñado a partir del estándar AA1000 (información sobre este modelo está disponible en: www.accountability 21.net). De acuerdo a este test de materialidad, los asuntos relevantes se pueden identificar con las siguientes pruebas: 1. Temas que produzcan impactos financieros directos a corto plazo. 2. Cuestiones en que la compañía ha acordado políticas de naturaleza estratégica, que suelen adoptar la f o r m a d e c o m p ro m i s o s c o n stakeholders claves. 3. Temas que organizaciones similares consideran relevantes, es decir, normas basadas en organizaciones pares. 4. Temas que los stakeholders consideran tan importantes que pueden movilizarlos a la acción (ahora o en el futuro). 5. Temas que se consideren normas sociales (según indiquen la regulación, probables regulaciones futuras o normas y prácticas institucionalizadas). El Manual para la Práctica de las Relaciones con los Grupos de Interés, editado por el Grupo Telefónica de España en 2006, propone realizar a nivel de grupo, o en un taller, una investigación sobre los temas relevantes para el éxito en el largo plazo del negocio, utilizando la prueba de relevancia de 5 partes de Accountability. Estos son los pasos sugeridos:
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Guía Reportes de Sustentabilidad
Identifique las inquietudes potenciales de los stakeholders a través del conocimiento organizacional existente y de la participación en investigaciones y la exploración con los stakeholders claves. Compare sus objetivos estratégicos de relación con los temas que ha destacado mediante la prueba de relevancia. Es probable que cada uno de sus objetivos estratégicos se relacione con varios temas. Por ejemplo, satisfacer la demanda de sus clientes de productos éticos tal vez le requiera considerar varias cuestiones de derechos humanos, ambientales, de salud y seguridad. Si usted considera que se han omitido algunos temas, asegúrese de incluirlos en su lista y de evaluarlos conforme a la prueba de cinco partes. Confeccione una lista de los temas en una matriz. A continuación, inserte los grupos o subgrupos de stakeholders ya identificados para resaltar dónde existen (o es probable que existan) inquietudes por parte de ellos. Asegure la validación de la matriz. La matriz de temas y stakeholders proporciona un registro de la identificación y análisis de los grupos de interés y los temas en esta etapa y debe ser validada por los gerentes y departamentos pertinentes, así como por otros grupos de stakeholders o expertos con los que usted ya esté trabajando. Considere el grado de preocupación de los stakeholders sobre cada tema y registre sus resultados en la tabla y/o proporcione descripciones detalladas de las preocupaciones de los stakeholders. La matriz provee un ordenamiento preliminar de los stakeholders que revela quienes están más preocupados acerca de qué temas.
Buenas prácticas Descripción de grupos de interés En las páginas 34 y 35 de su Reporte de Sustentabilidad 2005, Minera Escondida presenta a sus grupos de interés en un cuadro, indicando cuáles son los métodos de acercamiento que ha empleado, los intereses y expectativas conocidas y algunas acciones concretas relacionadas con su compromiso hacia ellos. Un buen ejemplo de cómo abordar y reportar este aspecto.
Manual Cómo relacionarse con los grupos de interés El grupo español Telefónica presentó en enero de 2006 un manual práctico sobre la gestión de las relaciones y el diálogo con los 'stakeholders'. El informe 'De las palabras a la acción. Manual para la Práctica de las Relaciones con los Grupos de Interés' incluye consejos y casos prácticos para que las empresas y otro tipo de instituciones que utilicen el manual puedan definir de una forma concreta los grupos de interés a los que se van a dirigir y establecer una estrategia de actuación. El texto completo de este manual se puede obtener en esta dirección: www.telefonica.es/respon sabilidadcorporativa/pdfs/ manualpracticarelaciones. pdf
Etapa 3 Definición de Contenido
Actividades üSeleccionar los aspectos que serán considerados üHacer una lista de indicadores asociada a los aspectos seleccionados üConfirmar que son relevantes para la organización y para sus grupos de interés üHacer una pauta de temas y datos que incluirá el reporte Decisiones üContenido del reporte üAlcance y cobertura
Los contenidos del reporte surgen en esta etapa del proceso, una vez que han sido detectados los temas relevantes mediante el diagnóstico inicial y el proceso de diálogo o consulta a los grupos de interés. El concepto de materialidad es el que determina cuáles de estos asuntos son los que deberá incluir finalmente el reporte, para así garantizar una presentación equilibrada y razonable del desempeño de la organización.
La selección dependerá también de la disponibilidad de los datos, el costo de recopilarlos, la confidencialidad o fiabilidad de la información, la privacidad u otros asuntos legales. La pauta G3 señala que en ciertos casos será legítimo no revelar cierta información, pero agrega que deberá indicarse claramente qué indicadores se está omitiendo y explicar las razones.
Paralelamente a la definición del contenido de la memoria, la organización deberá determinar el desempeño de qué entidades (esto es, filiales y negocios conjuntos) se incluirá en el reporte. A esto se refiere la definición de cobertura para la cual el G3 da las orientaciones descritas al inicio del capítulo 2 de esta guía.
Cómo determinar la cobertura del reporte El reporte no debe informar de la misma manera sobre todas las entidades incluidas en el mismo. El enfoque informativo dependerá del control o influencia de la organización, es decir, del poder para dirigir las políticas financieras y operativas de una empresa con el fin de obtener beneficios de sus entidades (control) o del poder para participar en las decisiones relativas a políticas financieras y operativas de la entidad, pero sin tener la capacidad de controlar dichas políticas (influencia significativa). El siguiente es el modelo del G3 diseñado para ayudar en la definición de cobertura:
Alto
Entidad D Entidad C
*Las posiciones de las entidades podrán variar según las distintas cuestiones
Entidad A
Nivel de Significación de la entidad en relación con los impactos de sostenibilidad
Entidad E Entidad B Influencia significativa
Bajo Influencia
Control
Grado de Control o Influencia ejercido por la organización informantesobre la entidad
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Guía Reportes de Sustentabilidad
Contenidos básicos sugeridos en GRI/G3 El GRI contempla una pauta de contenidos básicos advirtiendo que se trata de un índice flexible que puede adaptarse a otros formatos. El siguiente cuadro es una síntesis de los aspectos e indicadores considerados. Tipo de Información Contexto Temas Estrategia y análisis Contenido Declaración del máximo responsable de la toma de decisiones sobre la relevancia de la sostenibilidad para la organización y su estrategia. Descripción de los principales impactos, riesgos y oportunidades en el ámbito de la sostenibilidad. Nombre. Principales marcas, productos o servicios. Estructura operativa. Localización. Número de países en los cuales opera. Naturaleza de la propiedad y forma jurídica. Mercados servidos. Dimensiones de la organización (nº de trabajadores, ventas netas, capitalización, cantidad de productos, activos totales…). Cambios significativos. Premios o distinciones. Perfil del Reporte (periodo cubierto, fecha de reporte más reciente, ciclo de presentación, contacto para cuestiones relativas al contenido). Alcance y cobertura (proceso de definición del contenido, cobertura, limitaciones, base para incluir información en el caso de negocios conjuntos, técnicas de medición de datos, descripción del impacto que puedan tener cambios con respecto a reportes anteriores). Índice del contenido del GRI (indicación del número de página en que se puede encontrar la información de acuerdo a esta estructura). Verificación (política con respecto a la solicitud de verificación externa y su alcance).
Perfil de la organización
Parámetros del reporte
Gobierno, compromiso y participación Gobierno Corporativo (estructura, identificación, mecanismos de los grupos de interés de comunicación con accionistas y empleados…). Compromisos con iniciativas externas ( descripción de principio de precaución, programas sociales, ambientales y económicos desarrollados externamente, principales asociaciones a las que pertenece la organización). Participación de los grupos de interés (lista de los grupos que ha incluido, base para selección de estos, enfoques para la inclusión y frecuencia de su participación, principales preocupaciones que hayan surgido a través de su participación). Enfoque de gestión e indicadores de desempeño Visión sobre el modo en que la organización ha gestionado los aspectos que definen cada una de las categorías de indicadores de desempeño, para ponerlas en contexto.
Guía Reportes de Sustentabilidad29
Tipo de Información Desempeño
Temas Dimensión Económica
Contenido Objetivos. Política. Información adicional. Indicadores de desempeño: valor económico, presencia en el mercado, impactos económicos directos e indirectos. Objetivos. Política. Responsabilidad de la organización. Formación y sensibilización. Evaluación y seguimiento. Información contextual adicional. Indicadores de desempeño: energía, agua, biodiversidad, emisiones, vertidos y residuos , impactos de productos y servicios, cumplimiento normativo, transporte, gastos generales. Objetivos y desempeño. Política. Responsabilidad de la organización. Formación y sensibilización. Evaluación y seguimiento. Información contextual adicional. Indicadores de desempeño: empleo, relaciones empresa/trabajadores, salud y seguridad en el trabajo, formación y educación, diversidad e igualdad de oportunidades. Objetivos y desempeño. Política. Responsabilidad de la organización. Formación y sensibilización. Evaluación y seguimiento. Información contextual adicional. Indicadores de desempeño: prácticas de inversión y abastecimiento, no discriminación, libertad de asociación y convenios colectivos, explotación infantil, trabajos forzados, prácticas de seguridad, derechos de indígenas. Objetivos y desempeño. Política. Responsabilidad de la organización. Formación y sensibilización. Evaluación y seguimiento. Información contextual adicional. Indicadores de desempeño: comunidad, corrupción, política pública, comportamiento de competencia, cumplimiento normativo. Objetivos y desempeño. Política. Responsabilidad de la organización. Formación y sensibilización. Evaluación y seguimiento. Información contextual adicional. Indicadores de desempeño: salud y seguridad del cliente, etiquetado de productos y servicios, comunicaciones de marketing, privacidad del cliente, cumplimiento normativo.
Dimensión Ambiental
Dimensión Social
Derechos Humanos
Sociedad
Responsabilidad sobre Productos
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Guía Reportes de Sustentabilidad
Etapa 4 Obtención de datos
Actividades üDiseñar formularios para recopilación de datos üRecabar información solicitada üRevisar coherencia y precisión de los datos
Decisiones üValidez de la información
La recopilación de datos requiere definir una metodología y estrategia. No basta con la solicitud de información por e-mail. Generalmente, es necesario elaborar formularios que contienen una definición de los aspectos e indicadores, detalles del proceso de recopilación y campos para presentar la información complementados con datos publicados en reportes anteriores. La guía G3 enumera principios que es necesario tener en cuenta en esta etapa del proceso de reporte, sobre todo en el caso de los indicadores de desempeño incluidos en su pauta. Algunos de estos son: Informar sobre tendencias. El reporte debe considerar al menos dos periodos anteriores al año que cubre la memoria, y objetivos futuros si se
han establecido para el corto y mediano plazo. Usar protocolos. Estos acompañan los indicadores GRI y orientan acerca de cómo recopilar una información específica. Usar sistemas métricos internacionales generalmente aceptados y calcularlos utilizando factores de conversión estándares. Utilizar el nivel de agregación de datos adecuado (por ejemplo, por país o por planta). Para decidir, es necesario sopesar el esfuerzo requerido versus el valor de la información desagregada. (Desagregación innecesaria puede hacer difícil la comprensión). El G3 incluye una guía sobre este punto.
32 Guía Reportes de Sustentabilidad
Cómo seleccionar a un auditor externo
Una de las novedades de la guía G3 del GRI es su referencia a la verificación externa de los reportes. Al respecto, recomienda procurar que: con RLos verificadores externos sean personas o gruposcomoconocimientos demostrables tanto en la materia que es objeto de verificación en prácticas de verificación. de modo sistemático, documentado, basado en comprobaciones RQue se hagacaracterice por disponer de procedimientos definidos. y que se si el reporte RQue el verificador externo valoreteniendo en proporciona una imagen razonable y equilibrada del desempeño, cuenta tanto la veracidad de los datos como la selección general del contenido. recurra a grupos o se encuentren limitados para llevar RQue se la verificación, parapersonas que nopublicar una conclusión del reporte a cabo poder lograr y imparcial e independiente, por su relación con la organización o con los grupos de interés. en qué medida los encargados de la preparación del reporte han RQue evalúemarco para la elaboración de memorias de GRI (incluidos los principios aplicado el de elaboración de memorias) con el fin de alcanzar sus conclusiones.
RQue dé como resultado una opinión o un conjunto de conclusiones que estén
disponibles para el público por escrito, así como una declaración por parte del verificador sobre su relación con el responsable de la elaboración del reporte.
Checklist de cumplimiento de principios de GRI
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La versión G3 de la guía GRI incluye listas de confirmación para cada uno de los principios que orientan la definición del contenido y garantizan la calidad de la información divulgada. Materialidad Factores externos A la hora de definir qué asuntos son materiales, se deben tener en cuenta algunos factores externos, como los siguientes: Intereses/aspectos principales sobre el desempeño sostenible e indicadores planteados por los grupos de interés. Principales asuntos y retos futuros del sector, tal como informen las empresas homólogas y los competidores. Leyes, reglamentos, acuerdos internacionales o acuerdos voluntarios relevantes que tengan importancia estratégica para la organización y sus grupos de interés. Riesgos, impactos y oportunidades que afecten a la sostenibilidad y que se puedan estimar razonablemente (por ejemplo, el calentamiento global, el VIH-SIDA, la pobreza), habiendo sido identificados a través de sólidas investigaciones llevadas a cabo por expertos con capacitación reconocida o por organismos suficientemente expertos en ese campo.
Guía Reportes de Sustentabilidad35
Factores internos A la hora de definir qué asuntos son materiales, se deben tener en cuenta algunos factores internos, como los siguientes: Principales valores de la organización, políticas, estrategias, sistemas de gestión operativa, objetivos y metas. Los intereses/expectativas de los grupos de interés que han contribuido al éxito de la organización (p. ej., empleados, accionistas y proveedores). Riesgos importantes para la organización. Factores críticos que hacen posible el éxito de la organización. Principales competencias de la organización y en qué manera contribuyen o podrían contribuir al desarrollo sostenible. La memoria prioriza los aspectos e indicadores materiales. Participación de los grupos de interés La organización puede describir a aquellos grupos de interés ante quienes se considera responsable. El contenido de la memoria se basa en los resultados de los procesos de inclusión y participación de los grupos de interés utilizados por la organización en sus actividades en curso, tal y como exige el marco institucional y legal en el que opera. El contenido de la memoria se basa en los resultados de los procesos de inclusión y participación de los grupos de interés que se han llevado a cabo específicamente para la memoria. Los procesos de inclusión y participación de los grupos de interés que aportan información sobre las decisiones acerca de la memoria son coherentes con el enfoque y la cobertura de la memoria.
Contexto de sostenibilidad La organización presenta su entendimiento sobre el significado del desarrollo sostenible y lo incluye en los asuntos tratados en la memoria, utilizando para ello información disponible y objetiva así como las mediciones de desarrollo sostenible. La organización presenta su desempeño dentro de un contexto más amplio en cuanto a condiciones y objetivos de desarrollo sostenible, tal como queda reflejado en publicaciones de reconocido prestigio de nivel local, regional, mundial o sectorial. La organización presenta su desempeño tratando de comunicar la magnitud de su impacto y su aporte en los correspondientes contextos geográficos. La memoria describe la relación existente entre los asuntos de sostenibilidad y la estrategia organizativa, los riesgos y las oportunidades a largo plazo, incluyendo temas referentes a la cadena de suministro.
36 Guía Reportes de Sustentabilidad
Exhaustividad La memoria se elabora teniendo en cuenta la cadena completa de entidades, tanto anteriores (upstream) como posteriores a la organización (downstream) en el ciclo económico. Además cubre y prioriza aquella información considerada material basada en los principios de materialidad, contexto de sostenibilidad y participación de los grupos de interés. La memoria incluye todas las entidades que cumplan los criterios de ser sujeto de control o de influencia significativa por parte de la organización informante, salvo que se manifieste lo contrario. La información contenida en la memoria incluye todas las acciones o eventos significativos que hayan tenido lugar en el periodo cubierto por la memoria, así como estimaciones razonables de los futuros impactos de acontecimientos pasados, siempre que tales impactos sean razonablemente previsibles y puedan convertirse en inevitables o en irreversibles. La memoria no omite datos relevantes que puedan influir o aportar información a los grupos de interés en sus decisiones y valoraciones, o que puedan reflejar impactos sociales, ambientales o económicos significativos. Equilibrio La memoria incluye tanto resultados y aspectos favorables como desfavorables. La información de la memoria se presenta en un formato que permita al usuario ver las tendencias positivas y negativas del desempeño anualmente. El énfasis sobre los diferentes aspectos de la memoria es proporcional a su materialidad relativa. Comparabilidad La memoria y la información que contiene puede compararse con carácter anual. El desempeño puede compararse con las organizaciones de referencia que le correspondan (análisis comparativos). Toda variación significativa entre periodos informativos con respecto a la cobertura, alcance, duración del periodo o información incluida en la memoria, puede ser identificada y explicada. Siempre que se encuentren disponibles, la organización informante aplica protocolos de recopilación, valoración y presentación de información generalmente aceptados, incluidos los Protocolos Técnicos de GRI para los Indicadores contenidos en la Guía. La memoria utiliza, siempre que estén disponibles, los suplementos sectoriales de GRI.
Guía Reportes de Sustentabilidad37
Precisión La memoria indica qué datos se han medido. Se describen adecuadamente las técnicas de medición de datos y las bases de cálculo utilizadas, de forma que estas sean reproducibles con resultados similares. El margen de error de los datos cuantitativos es tal que no influye de manera sustancial en las conclusiones sobre el desempeño. La memoria indica qué datos se han estimado y qué hipótesis y técnicas se han empleado para generar dichas estimaciones, o la referencia donde encontrar dicha información. Las declaraciones cualitativas de la memoria son válidas en función del resto de las informaciones expuestas y de otras evidencias disponibles. Periodicidad La información de la memoria se divulga siendo ésta relativamente reciente con respecto al periodo sobre el que se informa. La recopilación y publicación de los principales datos del desempeño es coherente con el calendario de elaboración de la memoria de sostenibilidad. La información de las memorias (incluidas las publicadas en formato web) indica claramente el periodo al que hace referencia, cuándo se actualizará y cuándo se hicieron las últimas actualizaciones. Claridad La memoria contiene el nivel de información necesario para satisfacer las necesidades informativas de los usuarios de la misma, pero evita ser excesiva e innecesariamente detallada. Los usuarios de la memoria pueden encontrar la información específica que buscan sin tener que hacer esfuerzos extraordinarios, ayudados por tablas de datos, mapas, enlaces y otros mecanismos. La memoria evita términos técnicos, acrónimos, jerga u otro tipo de contenido que pueda resultar desconocido para sus grupos de interés, e incluye explicaciones (siempre que sea necesario) en la sección pertinente o en su correspondiente glosario. Los datos y la información de la memoria están disponibles para los distintos grupos de interés, incluyendo aquellos con necesidades específicas de accesibilidad (diferentes capacidades, idioma, tecnología...). Confiabilidad Se identifica el alcance y la medida en que se ha verificado la memoria de forma externa. La organización puede identificar la fuente original de toda la información que figura en la memoria. La organización puede justificar la fiabilidad de las hipótesis o de los cálculos complejos que se han efectuado. Se dispone de una declaración de los responsables de la información o de los datos originales, dando fe de su fiabilidad o precisión, dentro de 38 Guía Reportes de Sustentabilidad márgenes aceptables de error.
Etapa 6 Publicación
Actividades üEvaluar medios de publicación üRedactar y editar contenidos üDifundir el reporte Decisiones üMedio de publicación
Los medios de publicación más recomendados son los impresos y multimedia en CD o sitio web. Generalmente se utilizan ambos, y algunas compañías agregan una opción combinada que considera un cd -con una versión completa en pdf- unido a una síntesis en forma de catálogo. Esto último, facilita la distribución y permite editar un mayor número de ejemplares.
Factores que influyen en esta decisión:
RNecesidad de actualización del contenido RNúmero de usuarios potenciales del reporte RCaracterísticas de los grupos de interés REstrategia de difusión y distribución RCosto de publicación
40 Guía Reportes de Sustentabilidad
Etapa 7 Retroalimentación
Actividades üDiseñar formulario para solicitar retroalimentación üEvaluación interna del proceso de reporte Decisiones üAspectos por mejorar en el siguiente ciclo de reporte
El proceso de reportes es continuo; por lo tanto, no finaliza con su publicación. La retroalimentación que entreguen los lectores será el input del ciclo siguiente. Recibir comentarios no es fácil. Las empresas chilenas consultadas estiman que aunque son crecientes, las respuestas son todavía muy bajas. Teniendo en cuenta esto, es importante el diseño de un buen
sistema de solicitud de opiniones de los grupos de interés que reciban el reporte. Una de las formas empleadas es la inclusión en el mismo reporte de un formulario que los lectores puedan remitir por correo o por e-mail. Otra forma es incluir opciones dentro del sitio web para recibir estos comentarios.
Evaluación de los grupos de interés El siguiente es un formulario tipo elaborado a partir de los cuestionarios de retroalimentación incluidos en los reportes de sustentabilidad de Endesa Chile y Gerdau AZA.
42 Guía Reportes de Sustentabilidad
Cuestionario de retroalimentación
En (nuestra empresa) estamos comprometidos con la mejora continua de nuestro Reporte de Sustentabilidad. Entendemos que este documento debe satisfacer las demandas de información de nuestros grupos de interés en forma razonable y equilibrada. Es por ello que estamos muy interesados en conocer su opinión.
P
Por favor, envíenos las respuestas a este cuestionario. Puede hacerlo por fax, al (…), por correo postal a (…) o por mail, ingresando a nuestro sitio web (…). Agradecemos de antemano sus comentarios. 1. ¿A qué parte interesada de (nuestra empresa) pertenece? Accionista Inversionista / financista Empleados Cliente Proveedor / contratista Comunidad cercana a las operaciones Gobierno regional / local Organización no gubernamental Medio de comunicación Académico / estudiante 2. Seleccione los cuatro capítulos de nuestro reporte que le parecieron más interesantes: Mensaje del Presidente Presentación y Alcance del Informe de Sustentabilidad Perfil y Estructura de la Organización … … … 3. En relación a las siguientes características, ¿qué le ha parecido nuestro reporte? Extensión (Cantidad de información presentada) Muy bueno Bueno Regular Malo Utilidad (Satisfacción de expectativas en cuanto al contenido presentado) Muy bueno Bueno Regular Malo Presentación y diseño (Formato, fotografía, estructura…) Muy bueno Bueno Regular Malo Claridad (La información se presenta de manera ordenada y entendible) Muy bueno Bueno Regular Malo Calidad en general de este reporte Muy bueno Bueno Regular Malo 4. ¿Existe algún dato o información de su interés no publicado en este Reporte? Por favor, indíquenos cuál:
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01 02 03
PARA COMENZAR CÓMO LOGRAR UN BUEN REPORTE HERRAMIENTAS ÚTILES PARA REPORTAR Benchmarking Análisis y Diagnóstico Investigación
03 Herramientas útiles para reportar
Benchmarking
Pauta de evaluación y comparación de reportes El siguiente es un cuestionario construido a partir de la guía "A Benchmark for Environmental Performance Reports", desarrollada por Deloitte Touche Tohmatsu para el Departamento de Protección Ambiental de Hong Kong, primera edición (2002). La versión completa está en www.epd.gov.hk/epd/english/how_help/tools_epr/epr_benchmark.html
Criterio Comunicación Contexto Principios básico de reporte Estructura del reporte Legibilidad Acceso rápido a información Relevancia Enfoque hacia los grupos de interés Cobertura de aspectos significativos Compromiso Visión y estrategia Compromiso de la gerencia Estructura Organizacional Acciones de Mejoramiento Sistemas de Administración e Integración en los procesos de negocios Cadena de abastecimiento y cadena de valor Desempeño Indicadores y medidas Tendencias Objetivos Interpretación y benchmanrk Credibilidad Balance y Temas Relación con Stakeholders Verificación
Pregunta clave
Puntaje
Comentarios
¿Describe los negocios y la organización de manera que permite al lector tener una perspectiva de esta información? ¿Describe el periodo de reporte, alcance y cobertura? ¿Tiene una secuencia lógica que facilite la lectura? ¿Usa un lenguaje preciso, cuadros claros, explicaciones necesarias, imágenes relevantes, que faciliten la lectura? ¿Incluye síntesis o elementos que permitan captar lo más importante del contenido en un tiempo corto de lectura?
¿Demuestra que ha identificado a los grupos de interés claves a quienes está dirigido el reporte? ¿Demuestra y explica cuáles son los temas relevantes para la organización y cómo los ha identificado?
¿Describe cómo la organización se propone contribuir a los desafíos en materia de sustentabilidad? ¿Describe cómo están insertos y desarrollados los principios de sustentabilidad a nivel de administración superior? ¿Describe cuáles son los roles y responsabilidades relacionadas con sustentabilidad en la estructura organizacional? ¿Describe objetivos, programas de acción y progresos en los temas relacionados con sustentabilidad? ¿Caracteriza los sistemas relacionados con sustentabilidad y su integración en los sistemas de negocios?
¿Describe canales de cooperación con clientes y proveedores para asegurar progreso en los temas de sustentabilidad?
¿Incluye indicadores relevantes y claros para mostrar el desempeño? ¿Incluye datos de varios periodos, de manera de poder observar tendencia? ¿Menciona objetivos de mejora del valor de la información? ¿Incluye interpretación de los resultados que permitan entenderlos mejor?
¿El reporte da una imagen balanceada de la organización y de los aspectos relevantes tratados? ¿Describe la conexión y formas de diálogo de la organización con sus stakeholders? ¿Incluye una evaluación externa (auditoría) de la veracidad de la información? Evaluación Puntaje No, o muy insuficientemente 0 Parcialmente 1 En gran parte 2 Sobre el promedio de los reportes 3 Muy por sobre otros reportes 4
Fuente: "A Benchmark for Environmental Performance Reports", manual desarrollado por Deloitte Touche Tohmatsu para el Departamento de Protección Ambiental de Hong Kong. Primera edición (2002)
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Sitios especializados en Reportes European Sustainability Reporting Association http://www.sustainabilityreporting. eu/ European Sustainability Reporting Association, ESRA, entrega información para que los interesados en reportes de sustentabilidad puedan tener una visión de las mejores prácticas y casos de éxito de cada uno de los países europeos, hacer análisis comparado de ellos y detectar tendencias. The International Corporate Sustainability Reporting Site http://www.enviroreporting.com/ Creado en 1997, fue el primer sitio enfocado en reportes ambientales y de sustentabilidad. Permite llegar desde sus páginas a reportes, guías y premios relacionados con estos temas. The Sustainability Report h t t p : / / w w w. s u s t r e p o r t . o r g / Este sitio es una iniciativa canadiense denominada The Sustainability Reporting Program, creada para promover el pensamiento de largo plazo a nivel empresarial. Learn from the Leaders http://reporting.sustainability.com Learn from the Leaders es un sitio creado en conjunto por SustainAbility y Flag con el objeto de apoyar a quienes reportan o son consultores en esta área a través de casos exitosos. Su base de datos contiene más de 350 ejemplos. Es necesario suscribirse.
Trends in Corporate Reporting http://www.corporatereporting.co m/index.html Sitio de PricewaterhouseCoopers orientado a mostrar casos reales de reportes destacados. Premios a los mejores reportes ACCA Awards http://www.acca.co.uk/ The Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) otorga premios a los mejores reportes en países de Europa, África y Asia Pacífico. En conjunto con CERES entrega también el US Awards for Sustainability Reporting. En su sitio es posible ver los criterios empleados para calificar a los reportes postulantes. CICA Corporate Reporting Awards http://www.cica.ca/ Por más de 50 años, the CICA Corporate Reporting Awards ha reconocido la excelencia en informes corporativos canadienses. Desde 1994 premia reportes ambientales y, recientemente, también a memorias de sustentabilidad. Acción RSE, Premio al Mejor Reporte de Sustentabilidad http://www.accionrse.cl Desde 2007, Acción RSE otorgará un Premio al Mejor Reporte de Sustentabilidad, como una forma de estimular el desarrollo y perfeccionamiento de este tipo de informes en Chile. Además del premio principal, el concurso reconocerá a los mejores reportes en las categorías específicas de: descripción global de la empresa y su gestión integral de RSE, gestión
económica, gestión ambiental, gestión social y diálogo con stakeholders.
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Análisis y diagnóstico
Estándares de excelencia de Boston College A partir de modelos como Balanced Scorecard, el Centro del Ciudadano Corporativo de Boston College diseñó estándares y métodos para medir el nivel de excelencia de una empresa en su relación con la comunidad.
Este modelo considera estándares para siete tópicos: Estándar Liderazgo Administración Construcción de relaciones Estrategia Rendición de cuentas Infraestructura Medición Descripción Ejecutivos máximos demuestran respaldo, compromiso y participación en los esfuerzos de relación con la comunidad. La compañía identifica y monitorea los asuntos importantes para sus operaciones y su reputación. La compañía reconoce que construir y mantener relaciones de confianza con la comunidad es un componente crítico de su estrategia y operaciones. La compañía desarrolla e implementa un plan estratégico para programas y respuestas a la comunidad basadas en intereses y metas comunes. Todos los niveles de la organización tienen roles específicos y responsabilidades en los objetivos de acercamiento y relación con la comunidad. La compañía posee sistemas y programas para apoyar, comunicar e internalizar los objetivos de relación con la comunidad. La compañía establece un proceso continuo de control de sus estrategias, programas y actividades en relación a la comunidad y su impacto en la compañía.
El cuestionario de diagnóstico basado en este modelo puede obtenerse en: http://www.bcccc.net/_uploads/documents/live/diag_tool_2.pdf
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Diagnóstico de Sigma Project Sigma Project es un conjunto de guías lanzado por primera vez en 1999 y luego en 2003 con el apoyo del Departamento de Industria y Comercio de Gran Bretaña. Se trata de una alianza de British Standard Institution, Forum for the Future y AccountAbility, orientada a proveer de consejos prácticos y claros que ayuden a mejorar el desempeño y la transparencia. El proyecto contempla tres áreas de apoyo: principios y orientaciones, modelo de administración del desempeño y herramientas para desafíos puntuales. Dentro de estas últimas, ofrece un cuestionario para evaluar el desempeño de la organización en relación a su modelo de gestión relacionada con sustentabilidad. Este se puede obtener en: http://www.projectsigma.co.uk/Toolkit/PerformanceReview.asp Cuestionario de Investors in People Investors in People (Gran Bretaña) fue formado en 1993 como un proyecto nacional orientado a asegurar una promoción exitosa del desarrollo. En un principio fue administrado por el Departamento de Educación y Empleo, pero dada su demanda creció y se transformó en una entidad independiente. Investors in People le ha dado un carácter internacional a los estándares iniciales, desarrollando herramientas de análisis. Entre ellas, un sistema de diagnóstico para cualquier organización, independientemente de su tamaño y rubro, para identificar actividades posibles de desarrollo. En esta dirección se puede acceder en forma gratuita a este sistema de diagnóstico: http://www.investorsinpeople.co.uk/Standard/Tools/Pages/DiagnosticTool.aspx
Indicadores Ethos de Responsabilidad Social Empresarial Los Indicadores Ethos de Responsabilidad Social Empresarial fueron creados como una herramienta de aprendizaje y evaluación de la gestión de la empresa en lo que se refiere a la incorporación de prácticas de Responsabilidad Social Empresarial a la planificación de estrategias y a la medición del desempeño general de la empresa. Se trata de un instrumento de autoevaluación y aprendizaje de uso esencialmente interno. La empresa interesada en comparar sus resultados con las mejores prácticas de RSE debe enviarlos al Instituto Ethos, para que sean procesados. La puntuación obtenida es presentada en el Informe de Diagnóstico, permitiendo a la empresa compararla, por medio de tablas y gráficos, con la del grupo de benchmarking (las diez empresas con las mejores notas) y con el promedio obtenido por el grupo de empresas que contestaron al cuestionario. Este puede ser obtenido en: http://www.uniethos.org.br Acción RSE también ha desarrollado indicadores de medición de la RSE en los años 2001 y 2006. Los indicadores de Acción RSE adoptan como principal referente a Ethos. Para utilizar estos indicadores, por favor ingrese a: www.accionrse.cl
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Investigación
Centros de investigación y asesoría en RSE AccountAbility www.accountability21.net/ AccountAbility es una corporación internacional sin fines de lucro dedicada a la promoción de la ética y la transparencia en la entrega de información. Es un instituto de investigación compuesto por múltiples grupos, incluidas empresas, ONG, proveedores de servicios e investigadores de más de 20 países. Business for Social Responsibility www.bsr.org Business for Social Responsibility (BSR) es una organización norteamericana que entrega recursos para que las compañías alcancen su éxito comercial respetando a la vez a las personas, la comunidad y el ambiente. BSR ofrece asistencia para que las compañías identifiquen sus valores, desarrollen procesos de toma de decisiones éticas, y asuman con seriedad los desafíos éticos en sus operaciones, sus relaciones con sus socios y en su participación en la economía global. La relación con los stakeholders es una de las herramientas a través de las cuales BSR apoya a sus miembros.
Global Reporting Initiative www.globalreporting.org Global Reporting Initiative (GRI) es una institución independiente multistakeholder cuya misión es desarrollar una guía de aplicación global para la e l a b o ra c i ó n d e re p o r t e s d e sustentabilidad. Sus pautas son de uso voluntario por parte de organizaciones para informar acerca de los aspectos financieros, sociales y ambientales de sus actividades, productos y servicios. El GRI surgió en 1997 de la Coalition for E n v i ro n m e n t a l l y R e s p o n s i b l e Economies (CERES). En 2002, se transformó en una entidad independiente y en colaborador oficial del Programa Ambiental de Naciones U n i d a s ( U N E P ) . Tr a b a j a e n cooperación con el Pacto Global.
Stakeholder Research Associates www.stakeholderresearch.com/ Con bases en Toronto, Londres, y Dallas, Stakeholder Research Associates reúne a a c a d é m i c o s y p ro f e s i o n a l e s especializados en la relación con los stakeholders.
Sustainability www.sustainability.com Sustainability es una consultora dedicada a promover el desarrollo de casos y herramientas para apoyar el desarrollo sustentable.
Investor Responsibility Research Center www.irrc.org Investor Responsibility Research Center (IRRC) realiza investigación y desarrollo de programas y consultorías en gobierno corporativo, y otros temas sociales para compañías y accionistas mundiales. Desarrolla perfiles de compañías para análisis comparado (benchmarking).
Global Corporate Governance Research Center at The Conference Board www.conference-board.org El Conference Board's Global Corporate Governance Research Center realiza investigaciones en un amplio rango de temas relacionados con transparencia y gobierno corporativo, entregando tanto a ejecutivos como a directores, inversionistas instituciones y entidades públicas mundiales soporte en estos tópicos.
National Association of Corporate Directors www.nacdonline.org Fundada en 1977, la National Association of Corporate Directors (NACD) es una organización educacional y consultora en liderazgo y rendición de cuentas de equipos directivos, que establece estándares y crea foros e interacción entre pares acerca de estos temas.
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Organizaciones promotoras del Desarrollo Sustentable World Bank Institute www.worldbank.org Transparency International www.transparency.org UNEP Division of Technology, Industry and Economics www.uneptie.org World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) www.wbcsd.org International Business Leaders Forum www.iblf.org International Institute for Environment and Development www.iied.org International Institute for Sustainable Development www.iisd.org Amnesty International www.amnesty.org The Environment Council www.the-environment-council.org.uk The Future 500 www.thefuture500.org International Association for Public Participation www.iap2.org Forum Empresa www.empresa.org Forum Empresa es una alianza hemisférica de organizaciones empresariales que promueven la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) en las Américas. Actualmente cuenta con 22 organizaciones que representan a 20 países en la región y reúne cerca de 3.500 empresas a través de las organizaciones miembros. Forum Empresa es una red que f o r t a l e c e l a s o rg a n i z a c i o n e s empresariales nacionales y regionales comprometidas con la Responsabilidad Social Empresarial y apoya el establecimiento de nuevas organizaciones afines en los países americanos que aún no cuentan con ellas.
Argentina Fundación del Tucumán http://www.fundaciondeltucuman.org.ar Bolivia Consejo Boliviano de Responsabilidad Social Empresarial “COBORSE” http://www.coborse.org Brasil Instituto Ethos www.ethos.org.br Canada Canadian Business for Social Responsibility www.cbsr.ca Chile Acción RSE http://www.accionrse.cl Colombia Centro Colombiano de Responsabilidad Empresarial, CCRE www.ccre.org.co Costa Rica AED http://www.aedcr.com Ecuador Consorcio Ecuatoriano para la Responsabilidad Social CERES http://www.redceres.org El Salvador FUNDEMAS www.fundemas.org Estados Unidos Business for Social Responsibility (BSR) http://www.bsr.org Guatemala CentraRSE http://www.centrarse.org Hondura FUNDAHRSE http://www.fundahrse.org México CEMEFI http://www.cemefi.org Nicaragua Fundación Unión nicaragüense para la Responsabilidad Social empresarial – uniRSE http://www.unirse.org Panamá Integrarse http://www.integrarse.org.pa/ Paraguay Asociación de Empresarios Cristianos (ADEC) http://www.adec.org.py Perú Perú 2021 http://www.peru2021.org Puerto Rico conectaRSE http://www.conectarse.org Uruguay Desarrollo de la Responsabilidad Social; DERES http://www.deres.org.uy Venezuela Centro de Divulgación del Conocimiento Económico, A.C. (CEDICE) http://www.cedice.org.ve
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Resumen Ejecutivo
El Reporte de Sustentabilidad es un documento que comunica el desempeño financiero, ambiental y social de una compañía u organización a sus grupos de interés. Ha probado ser una forma altamente efectiva para establecer vínculos sólidos con todos ellos de manera estructurada y continua, y una herramienta útil para mejorar la competitividad de la empresa, pues permite crear lealtad y respaldo en los empleados, construir confianza en los clientes y generar colaboración con los proveedores. Además de estos beneficios, el contexto global de negocios ha impulsado la publicación cada vez mayor de reportes de sustentabilidad. Analistas de mercado, inversionistas y organismos financieros han incluido a este tipo de informe entre los documentos necesarios para la evaluación del valor de una compañía. Asimismo, una amplia variedad de organizaciones está presionando a las empresas para que den a conocer su desempeño en temas sociales y ambientales. Para ser efectivo, un reporte debe comunicar el nivel de compromiso de la compañía respecto de su Responsabilidad Social Empresarial, demostrar cómo la ha incorporado a su visión de negocios, y explicar de qué manera está impactando su resultado final. Hay muchas formas de estructurar un reporte y decidir sus contenidos; desde considerar los indicadores usados en control de gestión, informes internos o demandas de información de los grupos de interés hasta formatos estandarizados de uso internacional. Estos últimos son los más usados, sobre todo porque permiten hacer comparable el propio reporte con otros de la misma industria y obtener un reconocimiento explícito de la calidad de su información. Actualmente, los modelos más utilizados por las compañías para elaborar sus reportes son las pautas del Global Reporting Initiative (GRI) y el modelo AA1000, de AccountAbility. Las empresas pueden reportar en cualquier momento, pues la publicación es voluntaria. La mayoría de ellas lo hace anualmente.
Proceso de Reporte
La elaboración del reporte de sustentabilidad es un proceso continuo cuyas principales etapas son:
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Guía Reportes de Sustentabilidad
1. Plan y estrategia de reporte El punto de partida del proceso de reporte, sobre todo cuando se hace por primera vez, es la obtención del respaldo del directorio y los ejecutivos de primera línea de la compañía. Para ello, es conveniente imaginar el producto final (usando algún estándar o guía como referencia) y exponer los costos y beneficios específicos para la propia organización. La estrategia supone la definición de un proceso de administración del reporte, con procedimientos específicos para recabar la información y definir responsabilidades y plazos para cada una de las actividades consideradas en el plan.
2. Contacto con grupos de interés Las expectativas e intereses razonables de los grupos de interés son claves en la toma de decisiones sobre alcance, cobertura, aplicación de indicadores y enfoques de verificación del reporte. Por esto, la organización que reporta debe identificar a sus públicos claves y describir en su informe cómo ha dado respuesta a estas expectativas e intereses. 3. Definición de contenido Una vez que han sido detectados los temas relevantes mediante el diagnóstico inicial y el proceso de diálogo o consulta a los grupos de interés, surge la definición de los contenidos del reporte. Paralelamente, la organización deberá determinar el desempeño de qué entidades (esto es, filiales y negocios conjuntos) se incluirá en la memoria. 4. Obtención de datos La recopilación de datos requiere una metodología y estrategia definida. No basta con la solicitud de información por e-mail. Generalmente, es necesario elaborar formularios que contienen una definición de los aspectos e indicadores, detalles del proceso de recopilación y formatos para presentar la información o datos requeridos. 5. Confirmación En forma creciente las organizaciones informantes están solicitando la verificación externa de la calidad de los contenidos de sus informes a consultoras especializadas. Estas últimas comprueban que cumplen con los principios y guías que han declarado seguir y, usualmente, aplican algún estándar específico orientado a asegurar la credibilidad del reporte. 6. Publicación Los medios de publicación más recomendados son los impresos y multimedia (en CD o sitio web). Generalmente se utilizan ambos medios y algunas compañías agregan una opción combinada que considera un CD -con una versión completa en pdf- incorporado a una síntesis en forma de catálogo. Esto último facilita la distribución y permite editar un mayor número de ejemplares. 7. Retroalimentación El proceso de reportes es continuo; por lo tanto, no finaliza con su publicación. La retroalimentación que entreguen los lectores de éste será el input del ciclo siguiente. Una forma de obtener los comentarios y sugerencias de los grupos de interés es el envío de formularios especialmente diseñados. Esta y otras herramientas para la elaboración de reportes de sustentabilidad incluye esta guía actualizada de Acción RSE.
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Referencias
Amartya y Business in the Community Guía para Directores sobre Reporte de Responsabilidad Social Empresaria, 2005. Acción RSE Guía Práctica para el Reporte Social y Medioambiental de las Empresas, 2002. AccountAbility Norma de Aseguramiento AA1000, 2003. AccountAbility, United Nations Environment Programme y Stakeholder Research Associates Canada Inc. El Compromiso con los Stakeholders. De las palabras a la acción. Manual para la Práctica de las Relaciones con los Grupos de Interés (versión adaptada en castellano por Telefónica y el Instituto Nóos), España, 2006. Bosshard, Ricardo y Calderón, Beatriz ¿Cómo Elaborar un Reporte de Sustentabilidad? (Presentación en seminario de Acción RSE), 2006. Business for Social Responsibility Reporting as a Process: A Briefing by Business for Social Responsibility for the Global Reporting Initiative, 2005. Global Reporting Initiative The GRI Sustainability Reporting Cycle: A handbook for small and not-small organizations, 2007. Global Reporting Initiative Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad versión 3.0, 2006. Department of Trade and Industry y Department for Environment, Food and Rural Affairs UK Sector Sustainability: Best Practice Reporting Toolkit, 2002. Department for Environment, Food and Rural Affairs UK Environmental Key Performance Indicators Reporting Guidelines for UK Business, 2006. Deloitte Touch Tomatsu y Environment Protection Department of the Hong Kong Special Administrative Region Government Benchmark for Environmental Performance Reports, 2002. Environment Australia A Framework for Public Environmental Reporting, An Australian Approach, 2000. Forética G3: Revisando las Directrices de Reporting, 2007. McAllister, Vicky European Sustainability Reporting Association Report for the UK, 2007. Royal Danish Ministry of Foreing Affairs Business Cooperation and Technical Assistance Implementando el Pacto Mundial, un folleto para inspirarse, (versión en español publicada por KPMG Global Sustainability Services), 2000. Sigma Project Sigma Guide to Guidelines and Standards Relevant to Sustainable Development, 2003. Sistema de Naciones Unidas en Argentina Guía del Pacto Global: una forma práctica para implementar los nueve principios en la gestión Empresarial, 2004.
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Con el auspicio de:
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