La empresa y su cadena de suministro: una alternativa de gestión
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La empresa y su cadena de suministro:
una alternativa de gestión
Guía para la Gestión Responsable de la Cadena de Suministro
Aplicación de los 10 Principios del Pacto Mundial en la administración empresarial
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
“…Proveedores, suministradores, contratistas, instaladores…”
Índice
Índice Presentación ¿Qué aporta esta guía a las relaciones empresa-cadena de suministro? ¿Por qué mejorar la gestión de la cadena de suministro? Metodología de trabajo 1.Evaluación del riesgo de la cadena de suministro 2.Fases en la gestión de la cadena suministro 01.Diagnóstico 02.Planificación conjunta e Implantación de una estrategia 03.Supervisión de la cadena de suministro 04.Toma de decisiones en el desarrollo de las relaciones Anexos Agradecimientos 8-9 10-11 12-17 18-21 22-25 26-29 30-35 36 1 2-3 4-5 6-7
Edita
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
Colaboran
AGBAR: Pablo García FUNDACIÓN ECOLOGÍA Y DESARROLLO: Eva Ramos GAS NATURAL SDG, S.A.: María del Carmen González y Demetrio Martínez GRUPO FERROVIAL, S.A.: Miguel Ángel Cojo JAVIERRE S.L.: Antonio Javierre MANGO MNG HOLDING, S.L.: Xavier Carbonell REPSOL YPF: Javier Ávila STARBUCKS COFFEE: Sara Panzani
Presentación
Este documento es el segundo que publica la Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas después de la Guía de Implantación del Principio 6 sobre la no discriminación en el empleo y la ocupación. A través de estas publicaciones, la Red Española quiere facilitar la aplicación de los Principios del Pacto Mundial en la gestión de las empresas y en especial, a las PYME, ya que tienen más dificultades en profundizar en el análisis y la reflexión de unos temas generalmente abstractos, que no tienen una repercusión fácilmente medible en sus resultados a corto plazo. La elección de la “Cadena de suministro” como el grupo de interés a analizar en esta segunda guía de nuevo se debe a la especial utilidad que tiene para la PYME, ya que puede identificarse en el análisis por su doble condición: como empresa que se relaciona con sus proveedores y como empresa que es a su vez proveedora de unos clientes de mayor dimensión, que pueden estar muy sensibilizados con los temas de la Responsabilidad Social Empresarial y que por tanto lo trasladan a su cadena de suministro. La tradicional separación de responsabilidades de la ley de contratos mercantiles, que establece una clara frontera entre los comportamientos internos de las empresas que se relacionan comercialmente, se ha difuminado actualmente debido a que la sociedad espera que la empresa responda también de sus proveedores, ya sea influyéndoles para que respeten unos principios mínimos si tiene capacidad para ello, o bien evitando ser cómplice de una situación desequilibrada, si por su dimensión no es capaz de influirles.
Esta guía va dirigida a empresas y especialmente a las PYME y se centra en el análisis de la cadena de suministro para: D Establecer una clasificación de riesgo D Identificar las prácticas recomendables D Planificar el desarrollo de relaciones empresa-cadena de suministro
Estos “principios mínimos” que afectan a la cadena de suministro, se recogen de una manera apropiada en los 10 Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas. Pero no afectan sólo los Principios relacionados con los Derechos Humanos cuando nos referimos a proveedores de países con instituciones políticas y legales débiles, sino que también hay que tener en cuenta los Principios relativos a las normas laborales, las de Medio Ambiente y Anti-corrupción. El objetivo de este documento es centrarnos en el análisis de la cadena de suministro para establecer una clasificación de riesgos que nos permita conocer los problemas, identificar las prácticas recomendables y planificar el desarrollo de unas relaciones empresa–proveedor mutuamente beneficiosas. En definitiva, ayudar a las empresas a gestionar su cadena de suministro de forma más responsable, con el fin de generar un beneficio sostenible en todas las áreas y actividades del negocio.
Joaquín Garralda Secretario Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas 5
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¿Qué aporta esta guía a las relaciones empresa-cadena de suministro?
Para la empresa cliente que se centra en la calidad final del producto:
Ventajas comunes D Cuidar la imagen corporativa D Reducir costes D Mejorar la gestión interna de la empresa D Responder a la exigencia de la sociedad
“Beneficios cualitativos y cuantitativos”
Para las empresas que forman la cadena de suministro:
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Mejora continua de la producción Producción sostenible y rentable Relación estable con los proveedores Intervención en el proceso de producción, mediante la sugerencia de cambios o mejoras que beneficien a la empresa permitiéndole crear ventajas competitivas Cuidado de la imagen y la reputación Disminución del riesgo de denuncia por malas prácticas
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Aumento de los contratos a largo plazo Estabilidad financiera que permite planificar con exactitud la estrategia de trabajo Incremento de la productividad Rentabilidad asegurada dada la existencia de contratos a largo plazo Prioridad de contrato frente a ofertas de otros proveedores, en caso de estar incluido en algún programa de mejora continúa incentivado por la empresa Mejora de la motivación de los empleados y de sus condiciones de trabajo Acceso a programas de formación a coste reducido Reducción del coste del capital Incentivos a la I+D+i 7
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¿Por qué mejorar la gestión de la cadena de suministro?
Esta guía ayuda a gestionar de forma transparente y responsable la cadena de suministro.
“Para minimizar costes, identificar ventajas competitivas y controlar los riesgos vinculados a la reputación corporativa”
La situación de la empresa
Objetivo de la Empresa: Mejorar su competitividad en los mercados
La globalización ha dado paso a organizaciones de gran tamaño y complejidad, por lo que hoy día resulta difícil asegurar que una empresa es de carácter 100% nacional. La mayor parte cuentan con socios empresariales, proveedores y clientes ubicados en el extranjero.
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Minimizando costes Identificando ventajas competitivas vía I+D+i Controlando riesgos vinculados a la reputación corporativa
La realidad
La empresa que quiere controlar sus riesgos vinculados a la reputación corporativa y proteger su valor, empieza por asegurar la adecuada gestión de la cadena de suministro. Resulta esencial garantizar que ambas partes compartan los mismos valores, estándares de gestión y cumplimiento normativo, para garantizar un adecuado control de riesgos de la cadena de suministro.
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Sin embargo, esta particularidad no es percibida por el consumidor final que no diferencia entre la empresa y los eslabones que forman su cadena de suministro. De ahí que las decisiones de compra del consumidor se basen en la percepción general que tienen de una determinada marca.
Metodolología de trabajo
1. Evaluación del riesgo de la cadena de suministro
Según las particularidades de cada sector, empresa o ámbito de actuación, los riesgos de la cadena de suministro son distintos. De ahí que para diagnosticar el riesgo sea necesario contestar a las siguientes preguntas:
La marca, el producto, el sector de actividad y el país de procedencia del proveedor influyen en la percepción del riesgo.
¿Tengo una marca conocida por el consumidor final?
¿Alguno de mis proveedores me suministra productos de alto riesgo o proviene de un sector de alto riesgo?(1)
¿Alguno de mis proveedores directos trabaja en un pais de alto riesgo?(2)
Riesgo de la cadena de suministro
SI SI NO
SI NO SI NO SI NO SI NO
(2)
Muy Alto Alto
Moderado
SI NO NO
Mapa diseñado por la Red Española del Pacto Mundial, en colaboración con la Fundación Ecología y Desarrollo, EIRIS y FTSE4Good (p.31, Anexo 2). (1) Productos y sectores de alto riesgo: (p.31, Anexo2)
Bajo Mínimo
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El Banco Mundial considera los países de ingreso alto (high Income/other high Income) como países sin riesgo. Por defecto, los países de ingreso bajo, medio/bajo y medio/alto podrían ser considerados de riesgo (pp.32-33, Anexo2)
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Metodolología de trabajo
2. Fases en la gestión de la cadena de suministro
Proveedores de menor riesgo solo realizan la primera fase D Proveedores de riesgo muy alto desarrollan las cuatro fases
D
Una vez definido el nivel de riesgo de cada proveedor, la empresa cliente establecerá una relación de trabajo personalizada con cada uno de ellos. El objetivo será promover la gestión responsable de la cadena de suministro, de manera que se garantice una relación estable y beneficiosa para ambas partes.
La metodología de trabajo a desarrollar vendrá determinada por el mayor o menor riesgo de cada proveedor. Así, por ejemplo, para un proveedor de riesgo calificado como “muy alto”, la empresa cliente deberá abarcar las cuatro fases completas de la metodología. A partir de ahí, proveedores considerados de menor nivel de riesgo, podrían gestionarse responsablemente sin tener que desarrollar todas las fases de la metodología.
Riesgo de la cadena de suministro
Muy Alto
1a
1b
1c
2a
2b
2c
3a
3b
4a
4b
Alto
1a
1b
1c
2a
2b
2c
3a
3b
1a
1b
Moderado
1a 1b
1c
Bajo
1a
Mínimo
Fases en la gestión de la cadena de suministro
01 Diagnóstico
1a Cuestionario 1b Sistema externo de clasificación 1c Código de conducta
02 Planificación
2a Comunicación fluida 2b Apoyo financiero 2c Formación
03 Supervisión
3a Visitas a las plantas 3b Auditorías externas
04 Toma de decisiones
4a Incentivo 4b Ruptura de contrato
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Riesgo cadena de suministro
01.
01a Cuestionario
Diagnóstico
01b Sistema externo de clasificación
01a
Cuestionario
01c Código de conducta
Se trata de un documento en el que el proveedor ha de responder a una serie de cuestiones de distinta índole. El cuestionario podrá ser más o menos exhaustivo según el perfil de riesgo del proveedor.
También podrá variar el nivel de exigencia según se trate de un proveedor recurrente y significativo u otro puntual y de poco peso para el negocio (en términos de volumen de compras, participación en el proceso productivo, etc.) Mencionamos a continuación los datos mínimos que se pide al proveedor en los cuestionarios:
Esta primera fase tiene por objeto mejorar el conocimiento que la empresa cliente tiene de cada uno de los miembros de su cadena de suministro. Para ello, es recomendable definir los requisitos mínimos sobre los que la empresa necesita tener información y a partir de ahí verificar el cumplimiento de los mismos. Estos requisitos deberán estar alineados con los valores corporativos de la empresa, de manera que en el futuro resulte más sencillo garantizar la alineación de la empresa con su cadena de suministro.
Existen diferentes herramientas que pueden facilitarnos esta tarea:
01a Cuestionario 01b Sistema externo de clasificación 01c Código de conducta
Dependiendo del sector al que pertenezca o de la empresa que lo solicita, el documento puede contener un número reducido de preguntas o ser más exhaustivo. En algunos casos, puede que la empresa exija al proveedor que acredite el respeto a otras legislaciones vigentes o a determinadas normas de carácter nacional e internacional.
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Datos de identificación de la empresa Persona de contacto Actividad de la empresa Productos/servicios suministrados
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01b
A continuación, mencionamos algunas de las cuestiones que se incluyen habitualmente en los cuestionarios: Además de lo anterior, en algunas ocasiones se solicita información sobre:
Sistema externo de clasificación
Riesgo cadena de suministro
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Tenencia de una certificación de calidad, manual de calidad o departamento de calidad En caso de no disponer de un sistema de calidad, planes futuros para implantarlo e implicaciones Control de calidad interno Conocimiento e implantación de los 10 Principios del Pacto Mundial Aspectos medioambientales: certificación, acreditación o implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (o previsión de hacerlo)
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Caso Real
Realización de auditorías por parte de la empresa cliente o acceso a los resultados de una auditoría previa de un tercero Política de calidad, gestión de los empleados, aprovisionamiento y regularidad de los controles internos y externos Planes de formación del personal Análisis previo a las inversiones de los posibles impactos ambientales Existencia de un departamento de Recursos Humanos Condiciones de trabajo de los convenios Prevención de riesgos laborales Memoria de sostenibilidad Adhesión a estándares de RSC
La coexistencia de legislaciones internacionales y nacionales debida a la ampliación de los mercados a nivel internacional, ha planteado en muchos casos una dualidad en los niveles de exigencia de compañías multinacionales. En esos casos, cuando la empresa cliente opera en varios países o en sectores de determinadas características, puede resultar
útil recurrir a sistemas externos de clasificación de proveedores. Se trata, en definitiva, de una herramienta de gestión que facilita enormemente la subcontratación de servicios sin poner en riesgo los valores corporativos de la empresa.
Caso Real
Los sistemas que gestiona Achilles South Europe, S.L. son una herramienta de gestión y búsqueda de proveedores en función de los criterios que establezca la empresa cliente. Se trata de sistemas muy útiles para aquellos sectores que se encuentran muy segmentados, permitiendo que todas las empresas del sector cuenten con la misma información a la hora de contratar a sus proveedores. Estos sistemas agilizan el proceso en los casos de contratación directa de proveedores y sobre todo en la gestión de subcontratistas. Mediante una aplicación informática en el que cada proveedor introduce sus datos legales, comerciales, de calidad, de prevención de riesgos laborales, medioambientales, etc., la empresa cliente puede identificar y seleccionar los proveedores con los que desea trabajar siguiendo los criterios que ella misma establezca. En la actualidad, el sistema incorpora también datos relativos a la gestión de la Responsabilidad Social Empresarial por parte del proveedor. AGBAR, por ejemplo, utiliza este sistema para seleccionar una gran parte de sus proveedores.
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Javierre, S.L. PYME del sector de la construcción, clasifica internamente a todos aquellos proveedores que por su naturaleza y actividad pueden ser motivo de riesgo en incumplimientos de obligaciones sociales o ambientales y son a la vez susceptibles de afectar al acabado final en lo relativo a la calidad de productos y servicios. Mantiene registro interno de proveedores aprobados con calificación de preferentes, dotando de un periodo de adaptación a aquellos que tienen aspectos a mejorar y rechazando a todo aquel que no se ajusta a las especificaciones y políticas de la empresa. Este control y registro es auditado dos veces al año por una consultora independiente
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01c
Riesgo cadena de suministro
Código de conducta
Para fijar los requisitos mínimos que debe cumplir cada eslabón de la cadena de suministro, la empresa cliente puede elaborar un Código de Conducta interno. Las normas y certificaciones citadas en el anexo 3 son las que comúnmente sirven como base para la elaboración de los Códigos de Conducta y que recogen los Principios Universales relativos a Derechos
Humanos, Normas Laborales y Gestión Medioambiental. Hoy, las empresas sugieren que, además del conocimiento y la aceptación de los Códigos de Conducta, se pidan acciones medibles y resultados cuantificables para controlar su cumplimiento.
Caso Real
MANGO MNG Holding S.L basa su Código de Conducta para fabricantes y talleres de producción de prendas y complementos en las directrices y recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo y de Naciones Unidas. El Código de Conducta es de obligado cumplimiento por parte de todos los proveedores que deseen trabajar con la empresa. El Código prohíbe el trabajo infantil, el trabajo forzoso, la discriminación, el empleo de medidas disciplinarias contra los empleados y hace mención entre otras cosas, a la garantía de la libertad de asociación, la necesidad de regular los horarios de trabajo, y las remuneraciones de los trabajadores. Además, la entidad esta terminando de crear una herramienta de trabajo que asignará un número de fábrica a cada pedido para saber de dónde proviene cada prenda y poder controlar el origen de la producción en todo momento.
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02.
02a Comunicación fluida
Planificación conjunta e implantación de una estrategia
02b Apoyo financiero al proveedor 02c Formación por parte de la empresa
02a
Riesgo cadena de suministro
Comunicación fluida
La comunicación fluida con la cadena de suministro facilita entre otras cosas la gestión administrativa y agiliza el seguimiento de los pedidos y la calidad de la relación proveedor-empresa. Para garantizarlo, existen herramientas sencillas, como pueden ser la correspondencia o la organización de reuniones periódicas.
A raíz de los resultados obtenidos en la fase de diagnóstico, la empresa cliente ha de planificar junto con el proveedor la estrategia de trabajo conjunta que van a desarrollar. El objetivo de esta etapa será el de mejorar aquellos aspectos que se hayan valorado como negativos o insuficientes en la fase de diagnóstico y trazar un plan a medio y largo plazo cuya meta sea el conseguir alinear las acciones y comportamientos del proveedor con los valores corporativos de la empresa cliente.
En general, la fase de planificación puede venir caracterizada por:
En el caso específico de empresas que cuentan con un gran volumen de proveedores, la creación de un portal del proveedor que permita el acceso directo del proveedor a la información más relevante sobre su relación con la empresa cliente (pedidos, facturas, códigos de conducta, etc.) puede servir como herramienta sencilla y ágil de comunicación.
02a Comunicación fluida 02b Apoyo financiero al proveedor 01c Formación por parte de la
empresa
Caso Real
Gas Natural SDG, S.A cuenta con más de 3.000 proveedores lo que en ocasiones complica enormemente su gestión. Por ello, están trabajando en la puesta en marcha de una herramienta que les va a permitir comunicarse con los proveedores de una forma sencilla a través de Internet. Se trata del Portal del Proveedor desde el cual se podrán gestionar las solicitudes de ofertas, pedidos y facturas, facilitando la gestión fluida de los pedidos. Además, siguiendo con lo establecido en la LEY 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales (que derogó la ley 48/1998 de 30 de diciembre), desde el portal se podrá gestionar también toda la información relativa a aspectos laborales, certificaciones disponibles, Seguridad Social (TC1, TC2), contratos, etc. Además, es necesario que toda esta información se mantenga constantemente actualizada para poder seguir trabajando con la empresa.
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02b
Apoyo financiero al proveedor
Riesgo cadena de suministro
02c
Formación por parte de la empresa
Riesgo cadena de suministro
En el caso de empresas cuya producción depende de proveedores que residen en países en vías de desarrollo, es común encontrar ejemplos en los que la propia empresa pide un nivel de sueldo mínimo a los empleados de la cadena de suministro para asegurar el buen trato del personal. También en ocasiones la empresa financia al proveedor para que éste pueda invertir en producir mate-
rias primas de calidad. Otras empresas, por ejemplo, ponen a disposición del proveedor maquinaria para que éste gane en rapidez, eficacia y calidad. Otras apuntan a sus proveedores a programas de mejora continua que incorporan una ayuda económica que les permite planificar su producción a largo plazo asegurándoles un contrato de larga duración.
Con objeto de mejorar la calidad de la producción y la eficiencia económica, en ocasiones la empresa ofrece formación al proveedor. Los beneficios de esta formación son superiores a su coste ya que normalmente son parte de los cursos de formación que
imparte la empresa de forma recurrente y mejoran la relación existente entre la empresa y el proveedor.
Caso Real
Cuando Starbucks Coffee decidió implantar la gestión responsable de su cadena de suministro, lo primero que hizo fue centrarse en dos aspectos: la calidad y la transparencia económica. En relación a la transparencia económica, todos los proveedores que envían las muestras de café a Starbucks Coffee, tienen que presentar todos los pagos realizados a lo largo de la cadena de suministro y mencionar todas las personas que trabajan en el proceso de fabricación del café. Se exige que los agricultores perciban al menos el sueldo mínimo por ley del país o, por categoría, el sueldo medio de ese puesto en ese país. La transparencia económica se aplica al 98% de las compras. Además, Starbucks Coffee ha creado el programa del “Proveedor Preferido” que persigue incentivar a los proveedores productores de café para que implanten prácticas de Responsabilidad Social Corporativa. Después de que el proveedor rellene un cuestionario con preguntas relativas a horas de trabajo, trabajo infantil, acceso a vivienda, seguridad, indicadores medioambientales, etc. Se le envía un verificador que le otorga una valoración: 80% de cumplimiento - proveedor preferido; 60% - proveedor preferente; 50% -proveedor verificado. A partir de ahí, el proveedor tiene un año para mejorar la verificación. ¿Qué obtienen a cambio? Acceso a créditos a intereses muy bajos, compras preferentes de Starbucks Coffee y precio Premium para su café durante el primer año.
Caso Real
Grupo Ferrovial, S.A cuenta con más de 25.000 proveedores, aunque 3.000 de ellos representan el 80% de la facturación total. A todos los subcontratistas, de forma periódica, se les ofrece cursos de formación en prevención de riesgos laborales y cursos prácticos para el uso de determinado tipo de maquinaria. También tienen acuerdos de proveedor/colaborador para desarrollar proyectos conjuntos de nuevas tecnologías. Se les ayuda en el desarrollo de nuevas capacitaciones técnicas y se fomenta en general la inversión en I+D+i.
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03.
03a Visitas a las plantas
Supervisión de la cadena de suministro
03a
Riesgo cadena de suministro
Visitas a las plantas
03b Auditorías externas
Para supervisar a los proveedores que sólo operan en España, una visita a las instalaciones del proveedor y la consiguiente gestión de un informe de evaluación suelen ser suficientes para determinar si la empresa con la que se está trabajando es apta o no. descubiertas tras uno de estos controles, el contrato respaldará legalmente la decisión. Aquellas empresas con pocos recursos para contratar auditorías pueden incluir en sus contratos una cláusula en la que se mencione su derecho a acceder a los resultados de auditorías externas que se hayan llevado a cabo por la empresa proveedora, o bien por un tercer cliente. Los elementos comunes de esta fase son:
Para asegurarse de que los planes establecidos en la fase de planificación conjunta e implantación se cumplen, se recomienda que las empresas hagan un seguimiento continuo y cercano de su cadena de suministro. Éste se puede realizar a través de visitas a las plantas y de auditorías, aunque el proceso en cada caso dependerá del riesgo de cada proveedor. Se recomienda incluir en el contrato con el proveedor qué controles se van a llevar a cabo para evitar así posibles malentendidos entre ambas partes. De esta forma, en caso de que se decida rescindir el contrato por irregularidades
Sin embargo, en empresas con una cadena de suministro más compleja o que opera en el extranjero, se corre el peligro de que las visitas no sean suficientemente eficaces. Las visitas suelen estar mínimamente programadas, lo que da a los proveedores un margen de tiempo para poder prepararse y poder corregir de manera momentánea posibles incumplimientos a ojos de su cliente.
Caso Real
En países en vía de Desarrollo, Gas Natural SDG, S.A visita a sus proveedores y envía a sus auditores para verificar si los proveedores tienen el grado de especialización suficiente para comprarles material. Empresas de categoría internacional certifican, in situ, si los proveedores están cumpliendo con los requisitos de calidad y las especificaciones técnicas necesarias. En ocasiones, Gas Natural contrata los servicios de un inspector ocular para comprobar la gestión de la cadena de suministro. En España, normalmente solicitan los listados de empleados y los documentos relativos al pago de la Seguridad Social.
03a Las visitas a las plantas 03b Las auditorías externas
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03b
Riesgo cadena de suministro
Auditorías externas
La realización de auditorías suele responder a la búsqueda de resultados respaldados con información más estandarizada y concisa. Dado el uso generalizado que existe de este tipo de sistema de control, las empresas internacionales de auditoría se han implanta-
do ya en los principales países donde residen los proveedores, especialmente en Asia, contratando personal local que cuenta con un profundo conocimiento de la legislación vigente en el país y con la ventaja de poder visitar la empresa auditada en cualquier momento.
Caso Real
A finales del año 2006 Repsol YPF aprobó el nuevo cuerpo normativo, común para todas las Unidades de la compañía en todos los países, donde se establecen las bases y criterios mínimos a seguir en los procesos de Gestión de Proveedores. Repsol YPF propugna y suscribe los valores de Integridad, Transparencia, Responsabilidad y Seguridad recogidos en su Norma de Ética y Conducta. En el proceso de calificación se pretende valorar si un proveedor es capaz de suministrar satisfactoriamente un bien o servicio. En base al bien o servicio que se suministra, se establece la criticidad del mismo. En el caso de bienes o servicios críticos, además de recabar información, se realiza una auditoría en las propias instalaciones del proveedor. El resultado del proceso determina la asignación de un estado de calificación (Calificado, Calificado Provisional o No calificado) a los proveedores en función de que éstos superen o no el mismo. A los proveedores que hayan suministrado, bienes o servicios considerados como críticos, se les realiza al menos una evaluación anual de su desempeño. En el año 2008 se ha desarrollado un sistema unificado para la gestión de proveedores, denominado SISPRO.
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Riesgo cadena de suministro
04.
04a Incentivos
Toma de decisiones en el desarrollo de las relaciones
04a
Incentivos
04b Ruptura de contrato
En el caso de que el proveedor entregue un producto de calidad respetando las exigencias del contrato, la empresa puede querer incentivar el resultado implantando medidas preferenciales como puede ser el apoyo económico a largo plazo, el contrato a largo plazo o la accesibilidad a otros clientes.
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El contrato a largo plazo, además, le da la oportunidad de planificar su estrategia de trabajo en el tiempo, pudiendo incurrir en determinados gastos que supongan una mejora en el proceso productivo del proveedor La accesibilidad a otros clientes es una posibilidad que surge con la mejora de la reputación. Si el proveedor recibe buenas críticas por parte de la empresa cliente, otras empresas estarán interesadas en trabajar con él, lo que a la larga supondrá el acceso a nuevas oportunidades de negocio.
Después de un periodo de colaboración (que suele girar en torno a los seis meses o un año), la empresa ha de concluir si su cadena de suministro respeta suficientemente las exigencias de producción y los criterios de gestión de calidad o no. En consecuencia, las medidas a tomar a continuación serían:
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El apoyo económico permite al proveedor acceder a la compra de maquinaria y retribuir mejor el trabajo de sus empleados. Ambos factores pueden repercutir positivamente en la calidad de la producción.
04a El incentivo al proveedor que ha
cumplido con sus compromisos 04b La ruptura de contrato con aquellos que han incumplido
Caso Real
AGBAR incentiva a aquellos proveedores que, además de cumplir con lo establecido en el contrato, innovan en los productos o en las operaciones. Proveedores que hayan innovado en el servicio o en los materiales proporcionados, han sido recompensados con patentes que revierten positivamente tanto en el proveedor como en la propia empresa.
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04b
Riesgo cadena de suministro
Ruptura de contrato
El incumplimiento de los criterios acordados en el contrato puede derivar en penalizaciones o en la ruptura del contrato. La empresa corre el riesgo de perjudicar su imagen si no cumple con lo establecido. Se le da al proveedor un periodo de gracia para mejorar y cumplir con los requisitos de las empresas, pero generalmente no se espera más del plazo acordado y se anula el contrato.
Si el proveedor trabaja en un país en vía de desarrollo, es probable que el plazo de cumplimiento de las normas sea más largo.
Caso Real
Una buena parte del negocio de AGBAR se caracteriza por ser un servicio regulado que ha de cumplir con lo que establece la Administración en cada caso (especialmente en material medioambiental). De ahí que los límites al cumplimiento estén claramente fijados tanto para las empresas del Grupo como para sus proveedores. AGBAR cuenta con procesos de homologación de proveedores y de productos para cumplir con dichos límites y traslada los requerimientos medioambientales a los contratos que establece con los proveedores. Los posibles incumplimientos son causa de rescisión de dichos contratos.
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Anexos Anexo 1
Conceptos y definiciones básicas
Son varios los conceptos utilizados para referirnos a la empresa o persona que suministra un producto o servicio:
Datos de Interés
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EIRIS (p. 8) Ethical Investment Reseach Service: Proveedor mundial de información que investiga de forma independiente sobre el aspecto social, medioambiental y ético de las empresas. Eiris (situado en Reino Unido y EEUU) colabora con entidades internacionales de investigación y se especializa en la investigación de inversión responsable www.eiris.org FTSE4Good (p. 8): La metodología de trabajo se ha establecido según el documento “Supply Chain Labour Standards” del FTSE4Good Index Series. FTSE4Good fue creado en 2001 en colaboración con Ethical Investment Research Service (EIRIS) y el Fondo Internacional de las Naciones Unidas para la Ayuda a la Infancia (UNICEF). Se diseñó para medir el comportamiento de empresas que reúnen reconocidos estándares de RSE, facilitando así la inversión en las mismas: http://www.ftse.com/Indices/FTSE4Good_Index_Series/ Downloads/FTSE4GoodJapanSupplyChainCriteriaEng.pdf Productos y sectores de alto riesgo (p. 8): Para contestar afirmativa o negativamente a las cuestiones, se debe utilizar la Clasificación de Productos y Sectores de Alto Riesgo en Derechos Laborales en la Cadena de Suministro que propone EIRIS y que utiliza FTSE en la elaboración de su índice bursátil FTSE4Good. Por el momento no existe una clasificación para sectores de riesgo moderado, por lo que en el futuro podría darse el que sectores no nombrados (riesgo bajo) sean clasificados como de mayor riesgo Clasificación de productores y sectores de alto riesgo en Derechos Laborales en la cadena de suministro según EIRIS y FTSE4Good: Cosecha agrícola (caña de azúcar, café, te, cacao, fruta tropical, verduras frescas, flores), productos de consumo: ropa y calzado, juguetes, ocio y tiempo libre, textil y cuero, tratamiento de alimentación; hipermercados y grandes almacenes; pequeños distribuidores de ropa, artículos variados, textil y droguería
Anexo 2
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Proveedor o Suministrador: Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc. (Real Academia de la Lengua Española-RAE) Contratista: Persona que por contrato ejecuta una obra material o está encargada de un servicio para el Gobierno, para una corporación o para un particular (RAE) Cadena de suministro: Red de instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de materiales, transformación de dichos materiales en productos intermedios y productos terminados y distribución de estos productos terminados a los consumidores (Michael E. Porter–Harvard University)
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A lo largo de la sesión de trabajo, se ha utilizado esta diversidad de términos. En esta guía, se ha empleado el término Cadena de Suministro con caracter general, teniendo siempre presente la diversidad de conceptos que existen dependiendo del producto o servicio que provean.
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Economía países de ingreso bajo
Afganistán Bangladesh Benín Burkina Faso Burundi Camboya Chad Comoras Costa de Marfil Eritrea Etiopía Gambia Ghana Guinea Guinea-Bissau Haití India Kenia Liberia Madagascar Malawi Malí Mauritania Mongolia Mozambique Myanmar Nepal Níger Nigeria Pakistán Rep. Centroafricana Rep. Democrática del Congo Rep. Democrática de Corea Rep. de Kirguistán Rep. Democrática de Laos Rep. de Yemen Ruanda Santo Tomé y Príncipe Senegal Sierra Leona Islas Salomón Somalia Sudán Tayikistán Tanzania Timor-Leste Togo Uganda Uzbekistán Vietnam Zambia Zimbabue
Economía países de ingreso medio/alto
Argentina Belice Botswana Brasil Bulgaria Chile Costa Rica Croacia Dominica Federación Rusa Guinea Ecuatorial Gabón Hungría Isla Granada Islas Marianas del Norte Islas Palau Kazajstán Letonia Líbano Libia Lituania Malasia Mauricio Mayotte México Montenegro Omán Panamá Polonia Rep. Bolivariana de Venezuela Rep. Eslovaca Rumania Samoa San Cristóbal y Nevis Santa Lucía San Vicente y las Granadinas Serbia Seychelles Sudáfrica Turquía Uruguay
Economía países de ingreso medio/bajo
Albania Argelia Angola Armenia Azerbaiyán Bielorrusia Bután Bolivia Bosnia y Herzegovina Camerún Cabo Verde China Cisjordania y Gaza Colombia Cuba Ecuador Estados federados de Micronesia El Salvador Fiji Filipinas Georgia Guatemala Guyana Honduras Indonesia Irak Islas Marshall Jamaica Jordania Kiribati Lesoto Macedonia Maldivas Moldavia Namibia Nicaragua Paraguay Perú Samoa Sri Lanka Suriname Suazilandia Rep. Árabe Siria Rep. de Congo Rep. Dominicana Rep. Árabe de Egipto Rep. Islámica de Irán Ex Rep. Yugoslava Tailandia Tonga Túnez Turkmenistán Ucrania Vanuatu Yibouti
i
http://www.worldbank.org/data/countryclass/classgroups.htm
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Anexo 3
Legislación
Para la elaboración de los Códigos de Conducta de la cadena de suministro, las empresas se basan en las siguientes leyes españolas e internacionales, normas y certificaciones:
Achilles www.achilles.com Ministerio de Trabajo e Inmigración www.mtas.es AENOR / Asociación Española de Normalización y Certificación www.aenor.es
Bibliografía y enlaces de interés
OIT / Organización Internacional del Trabajo www.ilo.org EIRIS / Ethical Investment Research Service www.eiris.org FTSE The Index Company www.ftse.com Banco Mundial www.worldbank.org UNED www.uned.es La cadena de valor. Curso de experto en RSC–UNED 2008, Tema 7. RAMOS Eva
Anexo 4
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Legislación Española
— Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales — Ley 2/1985 de Protección civil
. . .
Directivas de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) Directivas de la Unión Europea
— EMAS (Eco-Management and Audit Scheme)
Directivas de la Organización Internacional de Normalización (ISO)
— ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad
— ISO 9004:2000 Directrices para la mejora del desempeño en sistemas de gestión de la calidad — ISO 14000 Sistemas de Gestión Medioambiental en entornos de producción
EMAS / Eco-Management and Audit Scheme www.ec.europa.eu/environment/emas ISO / International Organization for Standardization www.iso.org SAI / Social Accountability International www.sa-intl.org ONU / Organización de Naciones Unidas www.un.org GRI / Global Reporting Initiative www.globalreporting.org
. . . .
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Directivas de la Social Accountability International (SAI)
— SA 8000 (Social Accountability)
Directivas de la Organización de Naciones Unidas (ONU)
— Normas de los Derechos Humanos de la ONU
Directivas del Global Reporting Initiative (GRI)
— Indicadores del GRI
Directivas de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)
— Normas de la OIT
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Agradecimientos
Editado por:
Colaboración en el Grupo de Trabajo
ferrovial.es repsol.com agbar.es gasnatural.com
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
C/ Núñez de Balboa 116, 5ª Planta, Puerta 27 28006 Madrid Tfno: (34) 91 745 24 14 Fax: (34) 91 564 87 45 www.pactomundial.org
starbucks.es ecodes.org javierre.es company.mango.com
Con la participación de:
Diseño original y Maquetación Bel Art Imagen & Diseño design@belart.es www.belart.es Madrid Enero 2009
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La empresa y su cadena de suministro:
una alternativa de gestión
Guía para la Gestión Responsable de la Cadena de Suministro
Aplicación de los 10 Principios del Pacto Mundial en la administración empresarial
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
“…Proveedores, suministradores, contratistas, instaladores…”
Índice
Índice Presentación ¿Qué aporta esta guía a las relaciones empresa-cadena de suministro? ¿Por qué mejorar la gestión de la cadena de suministro? Metodología de trabajo 1.Evaluación del riesgo de la cadena de suministro 2.Fases en la gestión de la cadena suministro 01.Diagnóstico 02.Planificación conjunta e Implantación de una estrategia 03.Supervisión de la cadena de suministro 04.Toma de decisiones en el desarrollo de las relaciones Anexos Agradecimientos 8-9 10-11 12-17 18-21 22-25 26-29 30-35 36 1 2-3 4-5 6-7
Edita
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
Colaboran
AGBAR: Pablo García FUNDACIÓN ECOLOGÍA Y DESARROLLO: Eva Ramos GAS NATURAL SDG, S.A.: María del Carmen González y Demetrio Martínez GRUPO FERROVIAL, S.A.: Miguel Ángel Cojo JAVIERRE S.L.: Antonio Javierre MANGO MNG HOLDING, S.L.: Xavier Carbonell REPSOL YPF: Javier Ávila STARBUCKS COFFEE: Sara Panzani
Presentación
Este documento es el segundo que publica la Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas después de la Guía de Implantación del Principio 6 sobre la no discriminación en el empleo y la ocupación. A través de estas publicaciones, la Red Española quiere facilitar la aplicación de los Principios del Pacto Mundial en la gestión de las empresas y en especial, a las PYME, ya que tienen más dificultades en profundizar en el análisis y la reflexión de unos temas generalmente abstractos, que no tienen una repercusión fácilmente medible en sus resultados a corto plazo. La elección de la “Cadena de suministro” como el grupo de interés a analizar en esta segunda guía de nuevo se debe a la especial utilidad que tiene para la PYME, ya que puede identificarse en el análisis por su doble condición: como empresa que se relaciona con sus proveedores y como empresa que es a su vez proveedora de unos clientes de mayor dimensión, que pueden estar muy sensibilizados con los temas de la Responsabilidad Social Empresarial y que por tanto lo trasladan a su cadena de suministro. La tradicional separación de responsabilidades de la ley de contratos mercantiles, que establece una clara frontera entre los comportamientos internos de las empresas que se relacionan comercialmente, se ha difuminado actualmente debido a que la sociedad espera que la empresa responda también de sus proveedores, ya sea influyéndoles para que respeten unos principios mínimos si tiene capacidad para ello, o bien evitando ser cómplice de una situación desequilibrada, si por su dimensión no es capaz de influirles.
Esta guía va dirigida a empresas y especialmente a las PYME y se centra en el análisis de la cadena de suministro para: D Establecer una clasificación de riesgo D Identificar las prácticas recomendables D Planificar el desarrollo de relaciones empresa-cadena de suministro
Estos “principios mínimos” que afectan a la cadena de suministro, se recogen de una manera apropiada en los 10 Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas. Pero no afectan sólo los Principios relacionados con los Derechos Humanos cuando nos referimos a proveedores de países con instituciones políticas y legales débiles, sino que también hay que tener en cuenta los Principios relativos a las normas laborales, las de Medio Ambiente y Anti-corrupción. El objetivo de este documento es centrarnos en el análisis de la cadena de suministro para establecer una clasificación de riesgos que nos permita conocer los problemas, identificar las prácticas recomendables y planificar el desarrollo de unas relaciones empresa–proveedor mutuamente beneficiosas. En definitiva, ayudar a las empresas a gestionar su cadena de suministro de forma más responsable, con el fin de generar un beneficio sostenible en todas las áreas y actividades del negocio.
Joaquín Garralda Secretario Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas 5
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¿Qué aporta esta guía a las relaciones empresa-cadena de suministro?
Para la empresa cliente que se centra en la calidad final del producto:
Ventajas comunes D Cuidar la imagen corporativa D Reducir costes D Mejorar la gestión interna de la empresa D Responder a la exigencia de la sociedad
“Beneficios cualitativos y cuantitativos”
Para las empresas que forman la cadena de suministro:
. . . .
. .
Mejora continua de la producción Producción sostenible y rentable Relación estable con los proveedores Intervención en el proceso de producción, mediante la sugerencia de cambios o mejoras que beneficien a la empresa permitiéndole crear ventajas competitivas Cuidado de la imagen y la reputación Disminución del riesgo de denuncia por malas prácticas
. . . . .
. . . .
Aumento de los contratos a largo plazo Estabilidad financiera que permite planificar con exactitud la estrategia de trabajo Incremento de la productividad Rentabilidad asegurada dada la existencia de contratos a largo plazo Prioridad de contrato frente a ofertas de otros proveedores, en caso de estar incluido en algún programa de mejora continúa incentivado por la empresa Mejora de la motivación de los empleados y de sus condiciones de trabajo Acceso a programas de formación a coste reducido Reducción del coste del capital Incentivos a la I+D+i 7
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¿Por qué mejorar la gestión de la cadena de suministro?
Esta guía ayuda a gestionar de forma transparente y responsable la cadena de suministro.
“Para minimizar costes, identificar ventajas competitivas y controlar los riesgos vinculados a la reputación corporativa”
La situación de la empresa
Objetivo de la Empresa: Mejorar su competitividad en los mercados
La globalización ha dado paso a organizaciones de gran tamaño y complejidad, por lo que hoy día resulta difícil asegurar que una empresa es de carácter 100% nacional. La mayor parte cuentan con socios empresariales, proveedores y clientes ubicados en el extranjero.
. . .
Minimizando costes Identificando ventajas competitivas vía I+D+i Controlando riesgos vinculados a la reputación corporativa
La realidad
La empresa que quiere controlar sus riesgos vinculados a la reputación corporativa y proteger su valor, empieza por asegurar la adecuada gestión de la cadena de suministro. Resulta esencial garantizar que ambas partes compartan los mismos valores, estándares de gestión y cumplimiento normativo, para garantizar un adecuado control de riesgos de la cadena de suministro.
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Sin embargo, esta particularidad no es percibida por el consumidor final que no diferencia entre la empresa y los eslabones que forman su cadena de suministro. De ahí que las decisiones de compra del consumidor se basen en la percepción general que tienen de una determinada marca.
Metodolología de trabajo
1. Evaluación del riesgo de la cadena de suministro
Según las particularidades de cada sector, empresa o ámbito de actuación, los riesgos de la cadena de suministro son distintos. De ahí que para diagnosticar el riesgo sea necesario contestar a las siguientes preguntas:
La marca, el producto, el sector de actividad y el país de procedencia del proveedor influyen en la percepción del riesgo.
¿Tengo una marca conocida por el consumidor final?
¿Alguno de mis proveedores me suministra productos de alto riesgo o proviene de un sector de alto riesgo?(1)
¿Alguno de mis proveedores directos trabaja en un pais de alto riesgo?(2)
Riesgo de la cadena de suministro
SI SI NO
SI NO SI NO SI NO SI NO
(2)
Muy Alto Alto
Moderado
SI NO NO
Mapa diseñado por la Red Española del Pacto Mundial, en colaboración con la Fundación Ecología y Desarrollo, EIRIS y FTSE4Good (p.31, Anexo 2). (1) Productos y sectores de alto riesgo: (p.31, Anexo2)
Bajo Mínimo
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El Banco Mundial considera los países de ingreso alto (high Income/other high Income) como países sin riesgo. Por defecto, los países de ingreso bajo, medio/bajo y medio/alto podrían ser considerados de riesgo (pp.32-33, Anexo2)
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Metodolología de trabajo
2. Fases en la gestión de la cadena de suministro
Proveedores de menor riesgo solo realizan la primera fase D Proveedores de riesgo muy alto desarrollan las cuatro fases
D
Una vez definido el nivel de riesgo de cada proveedor, la empresa cliente establecerá una relación de trabajo personalizada con cada uno de ellos. El objetivo será promover la gestión responsable de la cadena de suministro, de manera que se garantice una relación estable y beneficiosa para ambas partes.
La metodología de trabajo a desarrollar vendrá determinada por el mayor o menor riesgo de cada proveedor. Así, por ejemplo, para un proveedor de riesgo calificado como “muy alto”, la empresa cliente deberá abarcar las cuatro fases completas de la metodología. A partir de ahí, proveedores considerados de menor nivel de riesgo, podrían gestionarse responsablemente sin tener que desarrollar todas las fases de la metodología.
Riesgo de la cadena de suministro
Muy Alto
1a
1b
1c
2a
2b
2c
3a
3b
4a
4b
Alto
1a
1b
1c
2a
2b
2c
3a
3b
1a
1b
Moderado
1a 1b
1c
Bajo
1a
Mínimo
Fases en la gestión de la cadena de suministro
01 Diagnóstico
1a Cuestionario 1b Sistema externo de clasificación 1c Código de conducta
02 Planificación
2a Comunicación fluida 2b Apoyo financiero 2c Formación
03 Supervisión
3a Visitas a las plantas 3b Auditorías externas
04 Toma de decisiones
4a Incentivo 4b Ruptura de contrato
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Riesgo cadena de suministro
01.
01a Cuestionario
Diagnóstico
01b Sistema externo de clasificación
01a
Cuestionario
01c Código de conducta
Se trata de un documento en el que el proveedor ha de responder a una serie de cuestiones de distinta índole. El cuestionario podrá ser más o menos exhaustivo según el perfil de riesgo del proveedor.
También podrá variar el nivel de exigencia según se trate de un proveedor recurrente y significativo u otro puntual y de poco peso para el negocio (en términos de volumen de compras, participación en el proceso productivo, etc.) Mencionamos a continuación los datos mínimos que se pide al proveedor en los cuestionarios:
Esta primera fase tiene por objeto mejorar el conocimiento que la empresa cliente tiene de cada uno de los miembros de su cadena de suministro. Para ello, es recomendable definir los requisitos mínimos sobre los que la empresa necesita tener información y a partir de ahí verificar el cumplimiento de los mismos. Estos requisitos deberán estar alineados con los valores corporativos de la empresa, de manera que en el futuro resulte más sencillo garantizar la alineación de la empresa con su cadena de suministro.
Existen diferentes herramientas que pueden facilitarnos esta tarea:
01a Cuestionario 01b Sistema externo de clasificación 01c Código de conducta
Dependiendo del sector al que pertenezca o de la empresa que lo solicita, el documento puede contener un número reducido de preguntas o ser más exhaustivo. En algunos casos, puede que la empresa exija al proveedor que acredite el respeto a otras legislaciones vigentes o a determinadas normas de carácter nacional e internacional.
. . . .
Datos de identificación de la empresa Persona de contacto Actividad de la empresa Productos/servicios suministrados
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01b
A continuación, mencionamos algunas de las cuestiones que se incluyen habitualmente en los cuestionarios: Además de lo anterior, en algunas ocasiones se solicita información sobre:
Sistema externo de clasificación
Riesgo cadena de suministro
. . . . .
.
Tenencia de una certificación de calidad, manual de calidad o departamento de calidad En caso de no disponer de un sistema de calidad, planes futuros para implantarlo e implicaciones Control de calidad interno Conocimiento e implantación de los 10 Principios del Pacto Mundial Aspectos medioambientales: certificación, acreditación o implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (o previsión de hacerlo)
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. . . . . . .
Caso Real
Realización de auditorías por parte de la empresa cliente o acceso a los resultados de una auditoría previa de un tercero Política de calidad, gestión de los empleados, aprovisionamiento y regularidad de los controles internos y externos Planes de formación del personal Análisis previo a las inversiones de los posibles impactos ambientales Existencia de un departamento de Recursos Humanos Condiciones de trabajo de los convenios Prevención de riesgos laborales Memoria de sostenibilidad Adhesión a estándares de RSC
La coexistencia de legislaciones internacionales y nacionales debida a la ampliación de los mercados a nivel internacional, ha planteado en muchos casos una dualidad en los niveles de exigencia de compañías multinacionales. En esos casos, cuando la empresa cliente opera en varios países o en sectores de determinadas características, puede resultar
útil recurrir a sistemas externos de clasificación de proveedores. Se trata, en definitiva, de una herramienta de gestión que facilita enormemente la subcontratación de servicios sin poner en riesgo los valores corporativos de la empresa.
Caso Real
Los sistemas que gestiona Achilles South Europe, S.L. son una herramienta de gestión y búsqueda de proveedores en función de los criterios que establezca la empresa cliente. Se trata de sistemas muy útiles para aquellos sectores que se encuentran muy segmentados, permitiendo que todas las empresas del sector cuenten con la misma información a la hora de contratar a sus proveedores. Estos sistemas agilizan el proceso en los casos de contratación directa de proveedores y sobre todo en la gestión de subcontratistas. Mediante una aplicación informática en el que cada proveedor introduce sus datos legales, comerciales, de calidad, de prevención de riesgos laborales, medioambientales, etc., la empresa cliente puede identificar y seleccionar los proveedores con los que desea trabajar siguiendo los criterios que ella misma establezca. En la actualidad, el sistema incorpora también datos relativos a la gestión de la Responsabilidad Social Empresarial por parte del proveedor. AGBAR, por ejemplo, utiliza este sistema para seleccionar una gran parte de sus proveedores.
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Javierre, S.L. PYME del sector de la construcción, clasifica internamente a todos aquellos proveedores que por su naturaleza y actividad pueden ser motivo de riesgo en incumplimientos de obligaciones sociales o ambientales y son a la vez susceptibles de afectar al acabado final en lo relativo a la calidad de productos y servicios. Mantiene registro interno de proveedores aprobados con calificación de preferentes, dotando de un periodo de adaptación a aquellos que tienen aspectos a mejorar y rechazando a todo aquel que no se ajusta a las especificaciones y políticas de la empresa. Este control y registro es auditado dos veces al año por una consultora independiente
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01c
Riesgo cadena de suministro
Código de conducta
Para fijar los requisitos mínimos que debe cumplir cada eslabón de la cadena de suministro, la empresa cliente puede elaborar un Código de Conducta interno. Las normas y certificaciones citadas en el anexo 3 son las que comúnmente sirven como base para la elaboración de los Códigos de Conducta y que recogen los Principios Universales relativos a Derechos
Humanos, Normas Laborales y Gestión Medioambiental. Hoy, las empresas sugieren que, además del conocimiento y la aceptación de los Códigos de Conducta, se pidan acciones medibles y resultados cuantificables para controlar su cumplimiento.
Caso Real
MANGO MNG Holding S.L basa su Código de Conducta para fabricantes y talleres de producción de prendas y complementos en las directrices y recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo y de Naciones Unidas. El Código de Conducta es de obligado cumplimiento por parte de todos los proveedores que deseen trabajar con la empresa. El Código prohíbe el trabajo infantil, el trabajo forzoso, la discriminación, el empleo de medidas disciplinarias contra los empleados y hace mención entre otras cosas, a la garantía de la libertad de asociación, la necesidad de regular los horarios de trabajo, y las remuneraciones de los trabajadores. Además, la entidad esta terminando de crear una herramienta de trabajo que asignará un número de fábrica a cada pedido para saber de dónde proviene cada prenda y poder controlar el origen de la producción en todo momento.
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02.
02a Comunicación fluida
Planificación conjunta e implantación de una estrategia
02b Apoyo financiero al proveedor 02c Formación por parte de la empresa
02a
Riesgo cadena de suministro
Comunicación fluida
La comunicación fluida con la cadena de suministro facilita entre otras cosas la gestión administrativa y agiliza el seguimiento de los pedidos y la calidad de la relación proveedor-empresa. Para garantizarlo, existen herramientas sencillas, como pueden ser la correspondencia o la organización de reuniones periódicas.
A raíz de los resultados obtenidos en la fase de diagnóstico, la empresa cliente ha de planificar junto con el proveedor la estrategia de trabajo conjunta que van a desarrollar. El objetivo de esta etapa será el de mejorar aquellos aspectos que se hayan valorado como negativos o insuficientes en la fase de diagnóstico y trazar un plan a medio y largo plazo cuya meta sea el conseguir alinear las acciones y comportamientos del proveedor con los valores corporativos de la empresa cliente.
En general, la fase de planificación puede venir caracterizada por:
En el caso específico de empresas que cuentan con un gran volumen de proveedores, la creación de un portal del proveedor que permita el acceso directo del proveedor a la información más relevante sobre su relación con la empresa cliente (pedidos, facturas, códigos de conducta, etc.) puede servir como herramienta sencilla y ágil de comunicación.
02a Comunicación fluida 02b Apoyo financiero al proveedor 01c Formación por parte de la
empresa
Caso Real
Gas Natural SDG, S.A cuenta con más de 3.000 proveedores lo que en ocasiones complica enormemente su gestión. Por ello, están trabajando en la puesta en marcha de una herramienta que les va a permitir comunicarse con los proveedores de una forma sencilla a través de Internet. Se trata del Portal del Proveedor desde el cual se podrán gestionar las solicitudes de ofertas, pedidos y facturas, facilitando la gestión fluida de los pedidos. Además, siguiendo con lo establecido en la LEY 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales (que derogó la ley 48/1998 de 30 de diciembre), desde el portal se podrá gestionar también toda la información relativa a aspectos laborales, certificaciones disponibles, Seguridad Social (TC1, TC2), contratos, etc. Además, es necesario que toda esta información se mantenga constantemente actualizada para poder seguir trabajando con la empresa.
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02b
Apoyo financiero al proveedor
Riesgo cadena de suministro
02c
Formación por parte de la empresa
Riesgo cadena de suministro
En el caso de empresas cuya producción depende de proveedores que residen en países en vías de desarrollo, es común encontrar ejemplos en los que la propia empresa pide un nivel de sueldo mínimo a los empleados de la cadena de suministro para asegurar el buen trato del personal. También en ocasiones la empresa financia al proveedor para que éste pueda invertir en producir mate-
rias primas de calidad. Otras empresas, por ejemplo, ponen a disposición del proveedor maquinaria para que éste gane en rapidez, eficacia y calidad. Otras apuntan a sus proveedores a programas de mejora continua que incorporan una ayuda económica que les permite planificar su producción a largo plazo asegurándoles un contrato de larga duración.
Con objeto de mejorar la calidad de la producción y la eficiencia económica, en ocasiones la empresa ofrece formación al proveedor. Los beneficios de esta formación son superiores a su coste ya que normalmente son parte de los cursos de formación que
imparte la empresa de forma recurrente y mejoran la relación existente entre la empresa y el proveedor.
Caso Real
Cuando Starbucks Coffee decidió implantar la gestión responsable de su cadena de suministro, lo primero que hizo fue centrarse en dos aspectos: la calidad y la transparencia económica. En relación a la transparencia económica, todos los proveedores que envían las muestras de café a Starbucks Coffee, tienen que presentar todos los pagos realizados a lo largo de la cadena de suministro y mencionar todas las personas que trabajan en el proceso de fabricación del café. Se exige que los agricultores perciban al menos el sueldo mínimo por ley del país o, por categoría, el sueldo medio de ese puesto en ese país. La transparencia económica se aplica al 98% de las compras. Además, Starbucks Coffee ha creado el programa del “Proveedor Preferido” que persigue incentivar a los proveedores productores de café para que implanten prácticas de Responsabilidad Social Corporativa. Después de que el proveedor rellene un cuestionario con preguntas relativas a horas de trabajo, trabajo infantil, acceso a vivienda, seguridad, indicadores medioambientales, etc. Se le envía un verificador que le otorga una valoración: 80% de cumplimiento - proveedor preferido; 60% - proveedor preferente; 50% -proveedor verificado. A partir de ahí, el proveedor tiene un año para mejorar la verificación. ¿Qué obtienen a cambio? Acceso a créditos a intereses muy bajos, compras preferentes de Starbucks Coffee y precio Premium para su café durante el primer año.
Caso Real
Grupo Ferrovial, S.A cuenta con más de 25.000 proveedores, aunque 3.000 de ellos representan el 80% de la facturación total. A todos los subcontratistas, de forma periódica, se les ofrece cursos de formación en prevención de riesgos laborales y cursos prácticos para el uso de determinado tipo de maquinaria. También tienen acuerdos de proveedor/colaborador para desarrollar proyectos conjuntos de nuevas tecnologías. Se les ayuda en el desarrollo de nuevas capacitaciones técnicas y se fomenta en general la inversión en I+D+i.
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03.
03a Visitas a las plantas
Supervisión de la cadena de suministro
03a
Riesgo cadena de suministro
Visitas a las plantas
03b Auditorías externas
Para supervisar a los proveedores que sólo operan en España, una visita a las instalaciones del proveedor y la consiguiente gestión de un informe de evaluación suelen ser suficientes para determinar si la empresa con la que se está trabajando es apta o no. descubiertas tras uno de estos controles, el contrato respaldará legalmente la decisión. Aquellas empresas con pocos recursos para contratar auditorías pueden incluir en sus contratos una cláusula en la que se mencione su derecho a acceder a los resultados de auditorías externas que se hayan llevado a cabo por la empresa proveedora, o bien por un tercer cliente. Los elementos comunes de esta fase son:
Para asegurarse de que los planes establecidos en la fase de planificación conjunta e implantación se cumplen, se recomienda que las empresas hagan un seguimiento continuo y cercano de su cadena de suministro. Éste se puede realizar a través de visitas a las plantas y de auditorías, aunque el proceso en cada caso dependerá del riesgo de cada proveedor. Se recomienda incluir en el contrato con el proveedor qué controles se van a llevar a cabo para evitar así posibles malentendidos entre ambas partes. De esta forma, en caso de que se decida rescindir el contrato por irregularidades
Sin embargo, en empresas con una cadena de suministro más compleja o que opera en el extranjero, se corre el peligro de que las visitas no sean suficientemente eficaces. Las visitas suelen estar mínimamente programadas, lo que da a los proveedores un margen de tiempo para poder prepararse y poder corregir de manera momentánea posibles incumplimientos a ojos de su cliente.
Caso Real
En países en vía de Desarrollo, Gas Natural SDG, S.A visita a sus proveedores y envía a sus auditores para verificar si los proveedores tienen el grado de especialización suficiente para comprarles material. Empresas de categoría internacional certifican, in situ, si los proveedores están cumpliendo con los requisitos de calidad y las especificaciones técnicas necesarias. En ocasiones, Gas Natural contrata los servicios de un inspector ocular para comprobar la gestión de la cadena de suministro. En España, normalmente solicitan los listados de empleados y los documentos relativos al pago de la Seguridad Social.
03a Las visitas a las plantas 03b Las auditorías externas
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03b
Riesgo cadena de suministro
Auditorías externas
La realización de auditorías suele responder a la búsqueda de resultados respaldados con información más estandarizada y concisa. Dado el uso generalizado que existe de este tipo de sistema de control, las empresas internacionales de auditoría se han implanta-
do ya en los principales países donde residen los proveedores, especialmente en Asia, contratando personal local que cuenta con un profundo conocimiento de la legislación vigente en el país y con la ventaja de poder visitar la empresa auditada en cualquier momento.
Caso Real
A finales del año 2006 Repsol YPF aprobó el nuevo cuerpo normativo, común para todas las Unidades de la compañía en todos los países, donde se establecen las bases y criterios mínimos a seguir en los procesos de Gestión de Proveedores. Repsol YPF propugna y suscribe los valores de Integridad, Transparencia, Responsabilidad y Seguridad recogidos en su Norma de Ética y Conducta. En el proceso de calificación se pretende valorar si un proveedor es capaz de suministrar satisfactoriamente un bien o servicio. En base al bien o servicio que se suministra, se establece la criticidad del mismo. En el caso de bienes o servicios críticos, además de recabar información, se realiza una auditoría en las propias instalaciones del proveedor. El resultado del proceso determina la asignación de un estado de calificación (Calificado, Calificado Provisional o No calificado) a los proveedores en función de que éstos superen o no el mismo. A los proveedores que hayan suministrado, bienes o servicios considerados como críticos, se les realiza al menos una evaluación anual de su desempeño. En el año 2008 se ha desarrollado un sistema unificado para la gestión de proveedores, denominado SISPRO.
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Riesgo cadena de suministro
04.
04a Incentivos
Toma de decisiones en el desarrollo de las relaciones
04a
Incentivos
04b Ruptura de contrato
En el caso de que el proveedor entregue un producto de calidad respetando las exigencias del contrato, la empresa puede querer incentivar el resultado implantando medidas preferenciales como puede ser el apoyo económico a largo plazo, el contrato a largo plazo o la accesibilidad a otros clientes.
.
El contrato a largo plazo, además, le da la oportunidad de planificar su estrategia de trabajo en el tiempo, pudiendo incurrir en determinados gastos que supongan una mejora en el proceso productivo del proveedor La accesibilidad a otros clientes es una posibilidad que surge con la mejora de la reputación. Si el proveedor recibe buenas críticas por parte de la empresa cliente, otras empresas estarán interesadas en trabajar con él, lo que a la larga supondrá el acceso a nuevas oportunidades de negocio.
Después de un periodo de colaboración (que suele girar en torno a los seis meses o un año), la empresa ha de concluir si su cadena de suministro respeta suficientemente las exigencias de producción y los criterios de gestión de calidad o no. En consecuencia, las medidas a tomar a continuación serían:
.
.
El apoyo económico permite al proveedor acceder a la compra de maquinaria y retribuir mejor el trabajo de sus empleados. Ambos factores pueden repercutir positivamente en la calidad de la producción.
04a El incentivo al proveedor que ha
cumplido con sus compromisos 04b La ruptura de contrato con aquellos que han incumplido
Caso Real
AGBAR incentiva a aquellos proveedores que, además de cumplir con lo establecido en el contrato, innovan en los productos o en las operaciones. Proveedores que hayan innovado en el servicio o en los materiales proporcionados, han sido recompensados con patentes que revierten positivamente tanto en el proveedor como en la propia empresa.
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04b
Riesgo cadena de suministro
Ruptura de contrato
El incumplimiento de los criterios acordados en el contrato puede derivar en penalizaciones o en la ruptura del contrato. La empresa corre el riesgo de perjudicar su imagen si no cumple con lo establecido. Se le da al proveedor un periodo de gracia para mejorar y cumplir con los requisitos de las empresas, pero generalmente no se espera más del plazo acordado y se anula el contrato.
Si el proveedor trabaja en un país en vía de desarrollo, es probable que el plazo de cumplimiento de las normas sea más largo.
Caso Real
Una buena parte del negocio de AGBAR se caracteriza por ser un servicio regulado que ha de cumplir con lo que establece la Administración en cada caso (especialmente en material medioambiental). De ahí que los límites al cumplimiento estén claramente fijados tanto para las empresas del Grupo como para sus proveedores. AGBAR cuenta con procesos de homologación de proveedores y de productos para cumplir con dichos límites y traslada los requerimientos medioambientales a los contratos que establece con los proveedores. Los posibles incumplimientos son causa de rescisión de dichos contratos.
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Anexos Anexo 1
Conceptos y definiciones básicas
Son varios los conceptos utilizados para referirnos a la empresa o persona que suministra un producto o servicio:
Datos de Interés
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EIRIS (p. 8) Ethical Investment Reseach Service: Proveedor mundial de información que investiga de forma independiente sobre el aspecto social, medioambiental y ético de las empresas. Eiris (situado en Reino Unido y EEUU) colabora con entidades internacionales de investigación y se especializa en la investigación de inversión responsable www.eiris.org FTSE4Good (p. 8): La metodología de trabajo se ha establecido según el documento “Supply Chain Labour Standards” del FTSE4Good Index Series. FTSE4Good fue creado en 2001 en colaboración con Ethical Investment Research Service (EIRIS) y el Fondo Internacional de las Naciones Unidas para la Ayuda a la Infancia (UNICEF). Se diseñó para medir el comportamiento de empresas que reúnen reconocidos estándares de RSE, facilitando así la inversión en las mismas: http://www.ftse.com/Indices/FTSE4Good_Index_Series/ Downloads/FTSE4GoodJapanSupplyChainCriteriaEng.pdf Productos y sectores de alto riesgo (p. 8): Para contestar afirmativa o negativamente a las cuestiones, se debe utilizar la Clasificación de Productos y Sectores de Alto Riesgo en Derechos Laborales en la Cadena de Suministro que propone EIRIS y que utiliza FTSE en la elaboración de su índice bursátil FTSE4Good. Por el momento no existe una clasificación para sectores de riesgo moderado, por lo que en el futuro podría darse el que sectores no nombrados (riesgo bajo) sean clasificados como de mayor riesgo Clasificación de productores y sectores de alto riesgo en Derechos Laborales en la cadena de suministro según EIRIS y FTSE4Good: Cosecha agrícola (caña de azúcar, café, te, cacao, fruta tropical, verduras frescas, flores), productos de consumo: ropa y calzado, juguetes, ocio y tiempo libre, textil y cuero, tratamiento de alimentación; hipermercados y grandes almacenes; pequeños distribuidores de ropa, artículos variados, textil y droguería
Anexo 2
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Proveedor o Suministrador: Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc. (Real Academia de la Lengua Española-RAE) Contratista: Persona que por contrato ejecuta una obra material o está encargada de un servicio para el Gobierno, para una corporación o para un particular (RAE) Cadena de suministro: Red de instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de materiales, transformación de dichos materiales en productos intermedios y productos terminados y distribución de estos productos terminados a los consumidores (Michael E. Porter–Harvard University)
.
.
.
.
A lo largo de la sesión de trabajo, se ha utilizado esta diversidad de términos. En esta guía, se ha empleado el término Cadena de Suministro con caracter general, teniendo siempre presente la diversidad de conceptos que existen dependiendo del producto o servicio que provean.
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Economía países de ingreso bajo
Afganistán Bangladesh Benín Burkina Faso Burundi Camboya Chad Comoras Costa de Marfil Eritrea Etiopía Gambia Ghana Guinea Guinea-Bissau Haití India Kenia Liberia Madagascar Malawi Malí Mauritania Mongolia Mozambique Myanmar Nepal Níger Nigeria Pakistán Rep. Centroafricana Rep. Democrática del Congo Rep. Democrática de Corea Rep. de Kirguistán Rep. Democrática de Laos Rep. de Yemen Ruanda Santo Tomé y Príncipe Senegal Sierra Leona Islas Salomón Somalia Sudán Tayikistán Tanzania Timor-Leste Togo Uganda Uzbekistán Vietnam Zambia Zimbabue
Economía países de ingreso medio/alto
Argentina Belice Botswana Brasil Bulgaria Chile Costa Rica Croacia Dominica Federación Rusa Guinea Ecuatorial Gabón Hungría Isla Granada Islas Marianas del Norte Islas Palau Kazajstán Letonia Líbano Libia Lituania Malasia Mauricio Mayotte México Montenegro Omán Panamá Polonia Rep. Bolivariana de Venezuela Rep. Eslovaca Rumania Samoa San Cristóbal y Nevis Santa Lucía San Vicente y las Granadinas Serbia Seychelles Sudáfrica Turquía Uruguay
Economía países de ingreso medio/bajo
Albania Argelia Angola Armenia Azerbaiyán Bielorrusia Bután Bolivia Bosnia y Herzegovina Camerún Cabo Verde China Cisjordania y Gaza Colombia Cuba Ecuador Estados federados de Micronesia El Salvador Fiji Filipinas Georgia Guatemala Guyana Honduras Indonesia Irak Islas Marshall Jamaica Jordania Kiribati Lesoto Macedonia Maldivas Moldavia Namibia Nicaragua Paraguay Perú Samoa Sri Lanka Suriname Suazilandia Rep. Árabe Siria Rep. de Congo Rep. Dominicana Rep. Árabe de Egipto Rep. Islámica de Irán Ex Rep. Yugoslava Tailandia Tonga Túnez Turkmenistán Ucrania Vanuatu Yibouti
i
http://www.worldbank.org/data/countryclass/classgroups.htm
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Anexo 3
Legislación
Para la elaboración de los Códigos de Conducta de la cadena de suministro, las empresas se basan en las siguientes leyes españolas e internacionales, normas y certificaciones:
Achilles www.achilles.com Ministerio de Trabajo e Inmigración www.mtas.es AENOR / Asociación Española de Normalización y Certificación www.aenor.es
Bibliografía y enlaces de interés
OIT / Organización Internacional del Trabajo www.ilo.org EIRIS / Ethical Investment Research Service www.eiris.org FTSE The Index Company www.ftse.com Banco Mundial www.worldbank.org UNED www.uned.es La cadena de valor. Curso de experto en RSC–UNED 2008, Tema 7. RAMOS Eva
Anexo 4
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Legislación Española
— Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales — Ley 2/1985 de Protección civil
. . .
Directivas de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) Directivas de la Unión Europea
— EMAS (Eco-Management and Audit Scheme)
Directivas de la Organización Internacional de Normalización (ISO)
— ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad
— ISO 9004:2000 Directrices para la mejora del desempeño en sistemas de gestión de la calidad — ISO 14000 Sistemas de Gestión Medioambiental en entornos de producción
EMAS / Eco-Management and Audit Scheme www.ec.europa.eu/environment/emas ISO / International Organization for Standardization www.iso.org SAI / Social Accountability International www.sa-intl.org ONU / Organización de Naciones Unidas www.un.org GRI / Global Reporting Initiative www.globalreporting.org
. . . .
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Directivas de la Social Accountability International (SAI)
— SA 8000 (Social Accountability)
Directivas de la Organización de Naciones Unidas (ONU)
— Normas de los Derechos Humanos de la ONU
Directivas del Global Reporting Initiative (GRI)
— Indicadores del GRI
Directivas de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)
— Normas de la OIT
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Agradecimientos
Editado por:
Colaboración en el Grupo de Trabajo
ferrovial.es repsol.com agbar.es gasnatural.com
Red Española del Pacto Mundial de Naciones Unidas
C/ Núñez de Balboa 116, 5ª Planta, Puerta 27 28006 Madrid Tfno: (34) 91 745 24 14 Fax: (34) 91 564 87 45 www.pactomundial.org
starbucks.es ecodes.org javierre.es company.mango.com
Con la participación de:
Diseño original y Maquetación Bel Art Imagen & Diseño design@belart.es www.belart.es Madrid Enero 2009
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Datos
El objetivo de este documento es centrarnos en el análisis de la cadena de suministro para establecer una clasificación de riesgos que nos permita conocer los problemas, identificar las prácticas recomendables y planificar el desarrollo de unas relaciones empresa-proveedor mutuamente beneficiosas. En definitiva, ayudar a las empresas a gestionar su cadena de suministro de forma más responsable, con el fin de generar un beneficio sostenible en todas las áreas y actividades del negocio.